拒绝数字垃圾，从搭建团队知识体系做起！

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沙牛提示

阅读本文需要 4 分钟，安利一款团队知识搭建工具！
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01 前言

自从之前的文章《如何搭建团队的知识库？试试我的工具和方法吧！》发布之后，在我们内部的小团队中，就一直使用钉钉文档的功能，来进行知识管理。

最近，我发现一个有意思的事情：

记得第一次使用钉钉文档时，用于团队知识管理的功能，叫”知识库“。
然后，写之前那篇安利文章时，它改名了，换成了”团队空间“。
好家伙，不得不吐槽一下，这名字根本不知道它是什么功能，似乎变成了娱乐化的“空间”？
再然后，我今天写这篇文章时，它居然又改名了。
新的名字，返璞归真，又改回了”知识库“。
嗯，又开始正经了…

那么，问题来了：

我们如何使用钉钉文档的 “知识库 “这一功能，来进行团队知识管理呢？

02 什么是知识

首先思考一个问题，我们是如何获取到知识的？

一是通过经过思考总结而来。

二是将外部资料通过阅读、整理、消化应用后得到。

你的电脑硬盘里一般都会存着几百、几千，甚至数万篇的文档，甚至还有大量的图片、笔记、备忘录，这些，都算作你的知识吗？

或许，它只是一份包含信息的资料？甚至，只是从来没有二次访问过的数字垃圾？

所以，关于知识，你需要明白：

1.我们存储的文档，仅仅是信息，而不是知识。

2.只有对信息进行学习和应用之后，它才会转变成为知识。

那么，我们如何做才能将信息转化为知识？

03 搭建团队知识库，对信息做有效整理

在电脑内存储的海量文件，我们需要对文件做一个初步整理并放置到钉钉的知识库内，你可以在钉钉侧边栏的”文档“模块中，找到知识库这一功能——

在这里，你可以根据自己的需要，为不同的团队，建立不同的知识库，如产品知识库、运营知识库等等，而我们，作为一个小团队，所有的内容，都只需要保存在一个知识库中——

在知识库里，你可以以不同类型的文档，来管理整个团队的知识。

在钉钉知识库中，支持以下几种文档类型：

• 文档，你可以将它理解为 Word，但却远远不只是 Word。

• 表格，类似于 Excel。

• 脑图，用于头脑风暴的思维导图。

• 白板，用于会议时写写画画的便捷工具。

此外，你可以随意建立文件夹，来根据自己的需要，管理大量的文档。

在文档管理方面，钉钉知识库提供了一个让我非常喜爱的功能：以思维导图的形式，来进行文件管理。

在这里，所有文件的层级结构，会以思维导图的形式予以展现，然后，你可以很方便的通过拖拽的方式，来对文件进行移动。

这无疑是一个极具创新意义的新功能，用它来管理庞大的企业知识库，你无需再在不同的文件夹来回切换，而是更便捷的通过思维导图视图，将所有知识结构一览无遗，然后按照自己的需要进行整理。

体验过这个功能之后，你一定会感叹：这是什么神仙文档整理方式呀？

为此，我还特意搜索过一番，有没有一款提供类似功能的文件管理工具，但并没有找到。如果你有什么发现，欢迎告知。

04 编写文档—让知识条理化

在钉钉知识库中，其实我们主要用到的类型，便是钉钉文档。

如前文所述，你可以把它当作 Word，但它绝不仅仅是 Word，而是一个 Notion-like 的产品。

在文档中，你可以快速插入数十种模块，包括图片、表格、待办事项、思维导图、流程图、目录等等。

另外，在文档中，钉钉文档可以以链接的形式插入另外一篇文档，使两篇文档建立起双向关联的引用关系。通过双向链接，以一种自由、拓扑的网状连接方式展示文档之间的关系。

比如，我在一篇文档里，提到 “笔记方法” 关键词，那么，我可以将这个关键词，链接到我之前专门为这个方法撰写的一篇文档，这就实现了双向链接，通过这种方式，我们可以将相关知识串联起来，方便团成员进行统一的学习和取用。

而且，喜人的是，钉钉文档最近还加入了多维表格的模块！

这一模块，类似于 Notion 的核心——数据库，运用它，你可以将同一组数据，运用不同的视图来查阅。

所以，如果你和我一样，曾深入使用过 Notion，那么，对钉钉文档的使用，一定会如鱼得水。

在钉钉文档中，我们看到了一种极为易用的文档撰写模式：

它给了你一张白纸，什么都没有，但却拥有一切。
在白纸上，你可以通过统一的方式，便捷的调用所有模块和文档，你需要的展现的所有内容，都有适合它的专门模块。

05 共享和协同 - 让知识流转

在我们的小团队中，无论是实训营、课程，还是共读活动，所有的文档，都放到钉钉知识库中存储，并共享给团队中的小伙伴。

共享时，钉钉知识库提供了方便的权限设置选项：

你可以针对整个知识库设置权限，也可以针对针对单个文件夹或文档进行设置。

团队内成员，可以根据权限设置，编辑文档、对某一段特定的内容进行评论。

06 关联 - 建立你的知识图谱

从信息，资料，素材，到知识，这会是一种质变。我们日常接触到的是碎片化的信息，是散落的文档或者干脆就是一些只言片语。只有对信息进行系统梳理之后，才是转变成知识，也是知识管理类工具的难点。

就像各个行业、职能都有一些独属的 SOP，也就是标准作业流程，它将某一件事的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用于指导和规范日常的工作。这就是信息的知识化。

所以知识管理，或者知识体系的搭建，不是上传一堆文档，而是将优质的知识，进行归纳、整理，并且随时能找到，这是关键。

前文讲到的 “以思维导图的形式，来进行文件管理”，这是钉钉文档的一个特点，让你快速建立知识架构，并可以拖拽文档进行整理。此外，你还可以以链接的形式插入另一文档的功能来建立文件之间的知识联系。

久而久之，你会得到一份强大的知识图谱，图谱中，完整的标记出了不同知识点之间的关联性，并且，你甚至能够从中发现，很多看似不相关的知识点之间，能够通过多重连接，建立关联，就像是为团队搭建起来一个数字图书馆，可供团队成员随时查阅使用。

07 关于团队知识管理的建议

如果你也打算使用钉钉知识库来进行团队知识管理，那么，我可以为你奉上这些建议：

1.团队知识库的结构建立，绝对不能想当然，或者等文档多了再整理，而是应该在初期就提前规划设计，否则文件多之后，整理绝非易事。

2.为重要的文档为文件夹编制索引，并及时更新，这能够大幅提升知识库的利用效率。重要的文件夹，可以用索引的方式，列出其中每一份文件的用途和内容框架；而对于文档，则可以列出文档的目录，并标注重点。

3.用于内部沟通的文档，以清单或大纲的形式呈现，比长篇大论的文章更加易读，提升协同效率必备！

4.对于长期持续的项目，有很多流程是可复用的，在钉钉知识库中，这一类的文档，可以直接保存为 “知识库模板”。

08 结语

最近几年，在工具领域，有两个类别特别热门：一是以 Notion 为代表的个人知识管理工具；二是专注于团队协同办公的工具。

前者，为用户带来了全新的文档撰写方式和体验，而后者，极大的提升了团队之间的协作效率。

而作为办公工具的大佬，钉钉巧妙的把两者结合在一起，形成了团队知识库这一功能：撰写文档时，可以无缝感受到源自 Notion 的模块化体验；管理大量文档时，有思维导图视图的加持；协同办公时，可以便捷的评论，甚至直接通过钉钉即时沟通。

相信它也将得到你的青睐。