行政专员换打印机：踩过的三个坑的最后的选择

在公司做行政第四年，打印机归我管。去年换机器的时候走了不少弯路，最后落在联想至像国产芯系列打印机上。这篇把踩过的坑写出来，给同样要接手这件事的人。

一、换机器这件事，比想象中麻烦

第一次换机器，我以为就是"买个新的、旧的扔掉"。实际操作下来有三个环节。

第一，旧机器的处置。 公司资产要走报废流程，硬盘（如果有）要处理，有些单位还要求数据清除证明。打印机虽然不带硬盘，但内部存储颗粒里可能留有打印记录，正规做法是整机交回收。

第二，新机器的验收。 不是拆箱通电就行。要测网络、测双面、测复印、测扫描，还要确认耗材是否随机附带、保修卡是否齐全。

第三，全员通知。 新机器的驱动、IP、共享方式都变了，要逐个通知并协助配置。这一步最耗时间——总有人第二天才发现打不出来。

这三件事做完，前后花了将近两周。所以换机器不是"买"，是"项目"。

二、先算清楚"月负荷"这笔账

这是第一个坑。我第一次选机器时，只看了"打印速度"，没看"月负荷"。

月负荷是厂商给出的建议月打印量上限。超过这个值，设备会加速老化，故障率上升。

怎么估？把公司过去三个月的打印量拉出来，取最高月，再乘以 1.5 作为余量。

我们公司二十人，月均打印约 4000 页，峰值月（季度末）接近 8000 页。按 1.5 倍余量，需要一台月负荷 12000 页以上的机器。

当时买的第一台月负荷只有 5000 页，季度末连续出问题，卡纸、报错、速度变慢。这就是负荷不足的典型症状。

现在这台联想至像国产芯系列打印机官方标称月负荷 60000 页以上，对我们来说余量很足。

图　　联想至像国产芯系列打印机 产品图

三、纸盒容量：最容易忽略的参数

第二个坑。

小纸盒（150 页）意味着每天要补纸。二十人的公司，一天打两三百页是常态，150 页的纸盒上午就空了。

空纸盒的直接后果是任务中断：打印到一半没纸，后面的任务全部排队，等人发现、加纸、重新提交。

现在这台是 550 页封闭式纸盒，一包纸（500 页）倒进去还有余量，基本两三天补一次。这个改动看起来很小，实际体验差别很大——它把"每天都要关注的事"变成了"每周关注一次"。

封闭式还有防尘防潮的作用。开放纸盒在粉尘大的办公室，纸张容易受潮卷边，进而在双面路径上卡纸。

四、ADF：有没有它差多少

第三个坑，也是最容易被低估的。

ADF 是自动输稿器，一次可以放几十页纸，连续扫描或复印，不用一页页掀盖板。

我们公司的实际用途是：合同扫描归档、发票批量复印、员工材料收集。这些场景的共同点是多页、需要连续处理。

没有 ADF 时，扫描一份 30 页的合同要掀 30 次盖板，耗时约 7 分钟，中间不能离开。有 ADF 后，放进去按一下，一分钟出完。

这台联想至像国产芯系列打印机标配 50 页 ADF。50 页的容量对多数合同和材料够用，超过 50 页分两次放。

需要提醒：ADF 只能处理单页散纸，装订本、厚卡片、折过的纸进不去。这类介质仍然要用平板扫描。所以理想配置是"ADF + 平板"都有，而不是二选一。

五、网络：有线还是无线

这台机器同时支持双频 WiFi（2.4G/5G）和 10/100BASE-TX 有线网络。

我的建议是：固定工位用有线，移动办公用无线。

有线的稳定性明显好于无线，尤其在多人同时打印时。我们公司二十人，五个部门，有线连接的任务排队更少，很少出现"发送了但没打出来"的情况。

无线的价值在于便利：会议室、临时工位、访客设备，不需要拉网线。双频的意义在于 5G 频段干扰少，如果办公室无线路由器支持 5G，优先连 5G。

六、给行政同行的建议

三条。

先算负荷再选机型。 把过去三个月的打印量拉出来，取峰值乘以 1.5，这是最低要求。低于这个数的机器，迟早出问题。