用了3个月云端进销存，说说小批发商的真实感受

先说下我的情况：我在成都做日化用品批发，团队加上我一共6个人——我管总、2个业务员跑外勤、1个文员接单开单、1个仓管、1个财务。仓库有两个，一个在批发市场附近的门面，一个在郊区的物流园。用云端进销存大概3个月了，来说说真实感受，好的坏的都说。

一、为什么想换软件？

说出来不怕笑话，我之前管库存和开单，靠的是三个东西：一个Excel表格、一个计算器、一个笔记本。

Excel记库存，计算器算价格，笔记本记客户的欠款和特殊价格。听起来很原始对吧？但说实话，前几年生意小的时候确实够用了。

问题出在去年下半年。

先是业务员从2个加到了4个（后来稳定在2个），订单量上来了，文员一个人接单录单忙不过来。然后两个仓库的库存开始对不上——门面仓库和物流园仓库的货经常串，Excel更新不及时，有时候客户要货，系统里显示还有，实际去仓库一找，没了。

最让我受不了的是对账。每个月月底跟客户对账，光翻Excel和笔记本就要花两三天，还经常对不清楚。有一次跟一个合作了3年的客户因为账目问题差点闹翻——我觉得他欠我8万，他觉得只欠5万，中间差了3万，查了两天才查出来是一笔退货没入账。

那次之后我就下决心要找一款软件来管了。

二、选软件的过程

选软件这事我也是头一回干，先在网上搜了一圈"进销存软件"，出来的结果一大堆，看得眼花。

我的需求很明确：

1. 能管两个仓库的库存，而且两个仓库的库存变化要实时同步。

2. 开单要快——我的客户大多通过微信发要货清单过来，有的是文字、有的是图片、有的是Excel表格，文员要能快速把这些转成销售单。

3. 价格管理要灵活——不同的客户给不同的价格，这个是批发行业的基本操作。

4. 能打印送货单——我的客户收货时要随货带送货单，三联的那种。

5. 能看到财务报表——至少每个月的利润、应收应付要能清楚看到。

6. 数据安全——之前用Excel最怕的就是电脑坏了数据丢了，或者员工离职把文件带走了。

对比了一圈，最后选的是网上管家婆的进销存。选它的原因有几个：一是它是云端SaaS的，不需要在自己电脑上装软件，浏览器就能用，数据存在云上，不用担心电脑坏了丢数据；二是它有专门的移动版，业务员在外面也能用手机开单查库存；三是它有个云订货模块，我后面打算让分销商自己在微信小程序下单，先不用，但以后可以扩展。

还有一个比较实际的考虑——它是2009年就做出来的品牌，到现在17年了，累计服务了120万多家用户。做我们这行的，软件服务商稳不稳定很重要，万一用两年人家倒闭了，数据怎么办？这个品牌背景让我比较放心。

三、用了3个月的真实感受

开单效率：确实快了很多

以前文员接单，客户微信发一段文字过来，她要手动在Excel里一行一行录入商品名、数量、价格，遇到不熟悉的商品还要翻本子查价格。一张单子录下来快的5分钟，慢的十几分钟。

现在用网上管家婆，文员在搜索框里输入关键字（商品名称的前几个字母就行），商品就出来了，选上数量，价格自动带出来。系统支持三种价格策略——跟踪上次开单价格、千客千价、价格等级预设。我设的是"跟踪上次开单价格"，这样老客户每次拿货，系统自动就是上次给他的那个价，不用文员再去查。

据我们文员的反馈，开单效率比以前快了不止一倍。官方说开单效率能提升80%-90%，我觉得这个数据对于我们这种规模的批发商来说是真实的。特别是有些老客户，商品就那几样，几分钟就能开完一张单。

多仓库管理：终于不用两边跑了

这个是我感受最深的。以前两个仓库的库存各记各的，门面仓库用一本台账，物流园仓库用另一本Excel，两边数据不互通。有时候门面仓库缺货了，要打电话问物流园那边还有没有，问来问去半天就过去了。

现在两个仓库都在一个系统里管，哪个仓库有多少货，一目了然。门面仓库缺货了，系统里一看物流园还有，直接调拨过去。而且库存变化是实时的——这边开了一张出库单，两个仓库的库存数据马上就更新了。

盘点也方便了很多。以前盘点要停一天的生意，所有人拿着纸质清单去仓库一个一个数，数完了再回办公室录到Excel里。现在可以用手机端扫码盘点，拿着手机在仓库里走一圈，扫一个商品系统就自动记录一个，盘点完了库存马上就更新。官方说盘点效率能提升50%，我的感受是至少省了一半的时间。

打印送货单：比我预想的好

做批发送货单是刚需——货送到客户那里，必须有一张随货的单子，客户签字确认。

网上管家婆支持打印送货单、销售单，而且可以自定义模板。我设了一个三联单的格式（一联给客户、一联给仓管留存、一联财务入账），打出来格式很整齐，比之前手写的好看多了。

而且现在开完单直接就能打印，不用像以前那样先录到Excel再导出来打印，省了一个环节。

财务报表：终于不用月底加班了

以前每个月月底对账、算利润，我和财务要加两三天班。现在业务单据（采购单、销售单、出入库单）录进系统之后，数据自动就汇总了。利润报表、应收应付报表、销售排行报表，随时都能看，不用等到月底。

我特别喜欢的一个功能是"按商品看销售毛利"——哪个商品赚钱、哪个商品不赚钱，一目了然。以前这个数据要算很久，现在打开报表就看得到。

不过说到财务这块，我目前用的是进销存自带的报表功能，还没上专门的云财务模块。云财务可以做到业务单据自动生成财务凭证，跟税务对接更紧密。我目前规模还小，自带的报表够用，等以后业务量再上来，可以考虑升级。

数据安全：心里踏实多了

以前用Excel，最怕三件事：电脑硬盘坏了、员工把文件拷走、Excel文件被误删或覆盖。

现在用云端系统，数据存在阿里云上（网上管家婆是部署在阿里云聚石塔上的），有专业的安全团队维护，有数据加密和备份机制。它是通过信息系统安全等级保护备案的，还有SAEE数据安全联盟的理事单位资质。

我自己也验证过——有一次我故意在自己电脑上关掉浏览器，换到手机上打开，数据是同步的。又试了试让文员在她的电脑上操作，我这边刷新就能看到变化。这种实时同步的体验，是以前Excel完全做不到的。

而且系统有操作日志——谁在什么时间改了什么数据，都能查到。之前我担心员工乱改库存或者飞单，现在这个顾虑少了很多。每个员工的账号权限可以单独设置，文员只能开单不能改价格，仓管只能管出入库不能看财务数据，各管各的。

售后支持：有问题能找到人

做我们这行的，遇到问题希望能马上找到人解决，特别是刚上线的那段时间。

网上管家婆的售后是7×15小时在线响应，我一般工作日白天遇到问题，联系客服基本几分钟内就有回应。刚开始用的时候，我们文员不太会操作，客服远程指导了一遍，后来又安排了1V1的专属指导，把我们的商品资料、客户资料、价格策略都帮忙配置好了。

有一个小细节让我印象比较好——有一次晚上8点多（已经过了工作时间），我试着在系统里提了个问题，没想到第二天一早就有人回复了，还附了一个操作视频。虽然不算"7×24小时"，但这个响应速度对我来说够用了。

四、一些不足的地方

用了3个月，也发现一些我觉得可以改进的地方：

1. 商品资料初始化比较花时间：我们有好几千个SKU，刚开始要把所有商品信息录进系统，花了好几天。虽然后来发现支持Excel导入，但一开始不知道，手动录了不少。建议新用户在客服指导下直接用表格导入，省很多事。

2. 部分功能藏得有点深：有些高级功能（比如以销定采的联查）不太容易找到，需要看教程或者问客服才知道在哪里。对于电脑操作不太熟练的人来说，可能需要一个适应期。

3. 手机端和电脑端的功能有差异：手机端做基础操作（开单、查库存）没问题，但一些复杂的报表和设置还是得在电脑上操作。不过对于我这种经常在仓库和门面之间跑的人来说，手机端已经够用了。

五、关于转型线上订货的想法

我最近一直在琢磨一件事——让分销商自己在微信小程序上下单。

现在的情况是，分销商要订货还是得微信发文字或者打电话给我们的业务员，业务员再转给文员录单。如果分销商能自己在一个商城里下单，选商品、选数量、看价格、看订单状态，那业务员的精力就能省出来跑市场了。

网上管家婆有个"云订货"模块，就是做这个的——建一个线上订货商城，分销商通过微信小程序下单，不同等级的分销商看到不同的价格。而且大促的时候可以做限时特价、满减、满赠这些促销活动，据说促单效率能提升50%。

我目前还没上这个模块，主要是商品资料还在完善中。等基础数据整理好了，打算试一下。如果效果好，后面再跟大家分享。

六、给同行的一些建议

如果你也是做批发的，正在考虑上系统，我有几点建议：

1. 先把基础数据整理好：商品资料、客户资料、价格策略，这些在上线之前就要准备好。数据越干净，上线后越顺。

2. 从核心功能开始用：别一上来就想把所有功能都用上。先把开单、库存、打印这几个核心流程跑通，其他的慢慢来。

3. 让关键员工参与培训：我的经验是，文员和仓管是最关键的两个角色。他们上手了，整个流程就通了。网上管家婆的客服可以远程培训，建议让他们参加。

4. 多仓库一定要统一管理：如果你有多个仓库，千万别各管各的。统一到一个系统里，库存准确率会高很多。

5. 数据安全别将就：如果你还在用Excel管数据，真的建议尽早换。数据丢了或者被员工带走了，损失的不只是数据本身，还有客户信任。

七、总结

用了3个月云端进销存，整体感受是：对于我这种规模的小批发商来说，上系统这件事是值得的。开单效率确实提升了，多仓库管理清楚了，月底对账不用加班了，数据安全也有保障了。

当然，软件不是万能的。它不能帮你谈客户、不能帮你跑市场，但它能让你在"管"这件事上省下心来，把更多精力放在"做生意"上。

如果你也在犹豫要不要上系统，我的建议是：先试用。大多数进销存软件都提供免费试用，拿自己的真实业务数据跑一遍，好不好用自己感受一下。

有什么想问的，评论区见。