极简生活|我是如何整理个人文件的

2020-01-11 10:20:27 5点赞 57收藏 6评论

小编注:此篇文章来自#原创新人#活动,成功参与活动将获得额外100金币奖励。

作为一个整理癖,日常生活中,帮家人朋友整理房间已经是我当仁不让的平常事。如果在工作中有协同工作,那么我是一定要得到电子文件的"整理权"的人。为的是全面了解项目,同时工作时思路清晰,效率也能提高不少。

同样地,若能将工作中培养的良好的办公习惯,应用到个人事务中,将相关纸质/电子文件整理后,也会对个人生活更有掌控力。所以,也许很多朋友在生活中,没有特别重视过个人文件的整理,也会导致文件囤积越来越多,甚至丢失重要文本文件。本文就将重点介绍我是如何整理我的个人文件的。


首先,我会将手头的文件简单直接地 分为三个类型(文件夹

长存文件:如身份证、护照、户口、学位证等等证件及文件,重要性无需强调。需要指出的是,这一部分文件,我是一定会电子化的,存在云盘里,随时可以访问。

当下在办的事情:装修、或正在办某国的旅游签证。当某件事完结后,总会有一些纸张没用了,就可以抹去信息,妥善地销毁。剩下的一部分重要的合同、发票或保修卡,在以后遇到维修或维权的意外情况才会用到,就需要保留起来,就过渡到下一类型:存档文件。

archive:基本上,这个文件夹是上一个文件夹的存档处。办完一件事,就没用了的。

以上,总共三类文件,但这样一分类,整理和存放思路会清晰很多。至于如何存放这些实体纸质文件,我推荐相册簿一样的文件夹,每份文件放在独立的透明袋子里,方便随时查看、拿取。

其中,相比第一类容量稍大的永久文件簿,第二类"当下在办的事情"也许会同时有多件,这时建议就用多个、却薄一点的相册簿(20页以内足够),每件事也会比较清晰。第三类存档文件的文件夹就随意一些,我自己用的是很早之前买的风琴夹,因为不想浪费,也不常用存档文件,目前没觉得有什么不便,所以就一直用着,还没换成相册簿。

推荐这种相册型的文件簿来保存文件,厚薄不同的本子分别用于永久和临时文件的存放。签字笔也直接夹好,不需要费劲收纳笔,也无需用的时候再找了。推荐这种相册型的文件簿来保存文件,厚薄不同的本子分别用于永久和临时文件的存放。签字笔也直接夹好,不需要费劲收纳笔,也无需用的时候再找了。


纸质文件的存放梳理清楚以后,第二步是 将纸质文件电子化 ,尤其如上文提到的,重要的证件和文件,都最好用扫描仪清晰地扫描存档。如果有同学出国读书或旅游,就一定会强烈认同,保留证件电子版和影印版的这个习惯有多重要。

至于要不要电子化其他临时或存档文件,我是倾向于所有文件电子化的。现在无纸化办公越来越流行,很多事务网上办理会比现场提交材料更方便,更有一些只限网上办理的。养成文件电子化的习惯也许是迟早的事呢。

这时家里有一台扫描打印一体的机器会方便很多。如果没有的话(比如目前我刚到新城市就也没有),对于不那么关键的收据、发票,手机拍照留底也足够了。针对较重要的文件(例如租房合同这一类),可以探索一下手机上的拍照扫描app。


不过,文件电子化后,也要确保自己将来需要的时候,能找得到这些文件!所以,我的第三步,也就是 电子文件的排序及命名 ,就显得很重要了。

我会先分大类(也许是按照大事件或工作/生活的类型),建立文件夹。这里还要整齐排序这些文件,命名可以使用数字,也可以使用年+月(如201708-201901)的跨度。

在每个层级的文件夹里,无论是单独的文件、或是文件夹,依旧要用统一的数字或时间来排序,我自己是一定要用时间来命名的,日后需要查找事情的话就很方便。

一个电子文件命名的例子:我的日常照片记录的存档。一个电子文件命名的例子:我的日常照片记录的存档。

到电子文件的命名排序这里,同学们可以认为我个人有点强迫症了。一般来说,如果可以按顺序做到前两步的"分类"和"电子化",相信你的个人文件就会清晰条理不少。不过,也许在年龄增长,个人和家庭事务变多后,你们也许会用起来我的这个 "分类—电子化—命名排序" 的三步整理文件的方法。 <flyingboots>



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