极简生活|我是如何整理个人文件的

2020-01-11 10:20:27 13点赞 86收藏 8评论

作为一个整理癖,日常生活中,帮家人朋友整理房间已经是我当仁不让的平常事。如果在工作中有协同工作,那么我是一定要得到电子文件的"整理权"的人。为的是全面了解项目,同时工作时思路清晰,效率也能提高不少。

同样地,若能将工作中培养的良好的办公习惯,应用到个人事务中,将相关纸质/电子文件整理后,也会对个人生活更有掌控力。所以,也许很多朋友在生活中,没有特别重视过个人文件的整理,也会导致文件囤积越来越多,甚至丢失重要文本文件。本文就将重点介绍我是如何整理我的个人文件的。


首先,我会将手头的文件简单直接地 分为三个类型(文件夹)

长存文件:如身份证、护照、户口、学位证等等证件及文件,重要性无需强调。需要指出的是,这一部分文件,我是一定会电子化的,存在云盘里,随时可以访问。

当下在办的事情:如装修、或正在办某国的旅游签证。当某件事完结后,总会有一些纸张没用了,就可以抹去信息,妥善地销毁。剩下的一部分重要的合同、发票或保修卡,在以后遇到维修或维权的意外情况才会用到,就需要保留起来,就过渡到下一类型:存档文件。

archive:基本上,这个文件夹是上一个文件夹的存档处。办完一件事,就没用了的。

以上,总共三类文件,但这样一分类,整理和存放思路会清晰很多。至于如何存放这些实体纸质文件,我推荐相册簿一样的文件夹,每份文件放在独立的透明袋子里,方便随时查看、拿取。

其中,相比第一类容量稍大的永久文件簿,第二类"当下在办的事情"也许会同时有多件,这时建议就用多个、却薄一点的相册簿(20页以内足够),每件事也会比较清晰。第三类存档文件的文件夹就随意一些,我自己用的是很早之前买的风琴夹,因为不想浪费,也不常用存档文件,目前没觉得有什么不便,所以就一直用着,还没换成相册簿。

推荐这种相册型的文件簿来保存文件,厚薄不同的本子分别用于永久和临时文件的存放。签字笔也直接夹好,不需要费劲收纳笔,也无需用的时候再找了。推荐这种相册型的文件簿来保存文件,厚薄不同的本子分别用于永久和临时文件的存放。签字笔也直接夹好,不需要费劲收纳笔,也无需用的时候再找了。


纸质文件的存放梳理清楚以后,第二步是 将纸质文件电子化 ,尤其如上文提到的,重要的证件和文件,都最好用扫描仪清晰地扫描存档。如果有同学出国读书或旅游,就一定会强烈认同,保留证件电子版和影印版的这个习惯有多重要。

至于要不要电子化其他临时或存档文件,我是倾向于所有文件电子化的。现在无纸化办公越来越流行,很多事务网上办理会比现场提交材料更方便,更有一些只限网上办理的。养成文件电子化的习惯也许是迟早的事呢。

这时家里有一台扫描打印一体的机器会方便很多。如果没有的话(比如目前我刚到新城市就也没有),对于不那么关键的收据、发票,手机拍照留底也足够了。针对较重要的文件(例如租房合同这一类),可以探索一下手机上的拍照扫描app。


不过,文件电子化后,也要确保自己将来需要的时候,能找得到这些文件!所以,我的第三步,也就是 电子文件的排序及命名 ,就显得很重要了。

我会先分大类(也许是按照大事件或工作/生活的类型),建立文件夹。这里还要整齐排序这些文件,命名可以使用数字,也可以使用年+月(如201708-201901)的跨度。

在每个层级的文件夹里,无论是单独的文件、或是文件夹,依旧要用统一的数字或时间来排序,我自己是一定要用时间来命名的,日后需要查找事情的话就很方便。

一个电子文件命名的例子:我的日常照片记录的存档。一个电子文件命名的例子:我的日常照片记录的存档。

到电子文件的命名排序这里,同学们可以认为我个人有点强迫症了。一般来说,如果可以按顺序做到前两步的"分类"和"电子化",相信你的个人文件就会清晰条理不少。不过,也许在年龄增长,个人和家庭事务变多后,你们也许会用起来我的这个 "分类—电子化—命名排序" 的三步整理文件的方法。 <flyingboots>



展开 收起

Microsoft 微软 在线发码 正版多年office365家庭microsoft365 Microsoft365 -

Microsoft 微软 在线发码 正版多年office365家庭microsoft365 Microsoft365 -

289元起

卡巴斯基(kaspersky)网络解决方案中小企业版杀毒软件1服务器10台PC三年升级

卡巴斯基(kaspersky)网络解决方案中小企业版杀毒软件1服务器10台PC三年升级

3990元起

Microsoft 微软 OFFICE 365 家庭版 会员

Microsoft 微软 OFFICE 365 家庭版 会员

106元起

华三(H3C) SecPath F100-BAS AV 防病毒 License,3年

华三(H3C) SecPath F100-BAS AV 防病毒 License,3年

6904元起

华三(H3C) SecPath F100-BAS URL特征库升级服务授权函,3年

华三(H3C) SecPath F100-BAS URL特征库升级服务授权函,3年

2701元起

Microsoft 微软 OfficePLUS 订阅会员

Microsoft 微软 OfficePLUS 订阅会员

暂无报价

微软Office 365 15个月家庭版 职场利器 智能功能 电脑必备1年6人同享

微软Office 365 15个月家庭版 职场利器 智能功能 电脑必备1年6人同享

628元起

微软(Microsoft)365/Office 个人版 文档自动保存 各设备通用 1年盒装 5设备同享

微软(Microsoft)365/Office 个人版 文档自动保存 各设备通用 1年盒装 5设备同享

暂无报价

360企业级终端防病毒系统(涉密计算机平台)单机版

360企业级终端防病毒系统(涉密计算机平台)单机版

暂无报价

苍穹 边缘缓存节点管理系统

苍穹 边缘缓存节点管理系统

43800元起

WPS 金山软件 WPS 超级会员 3年卡

WPS 金山软件 WPS 超级会员 3年卡

369元起

苍穹 载体“全类型、全流程”精确管控业务办公软件 非国产化

苍穹 载体“全类型、全流程”精确管控业务办公软件 非国产化

60000元起

微软支持重装绑 office2021永久激活码2019终身版macoffice软件 Office2021小型企业版for Mac

微软支持重装绑 office2021永久激活码2019终身版macoffice软件 Office2021小型企业版for Mac

389元起

WPS 金山软件 会员季卡

WPS 金山软件 会员季卡

59.85元起

Microsoft 微软 Office 365 个人版

Microsoft 微软 Office 365 个人版

106元起

Microsoft 微软 Office 2019 家庭学生版 密钥

Microsoft 微软 Office 2019 家庭学生版 密钥

159元起
8评论

  • 精彩
  • 最新
  • 电子文件的整理方法一模一样。
    关于那个相册簿,觉得是不错的办法,我也在用。希望能写详细点,图片只有一张太简单了,里面是不是20页的竖插透明袋子?
    去看看 配个标签机更精美。

    校验提示文案

    提交
    握手🤝
    相册簿确实是透明内页的那种,图里彩色文件夹是十页的,出门办事带着方便。黑色文件夹几十页,是放家里、文件归档用的。
    关于标签机,我之前还写了好长时间手帐笔记,后来生活断舍离,这些手帐用具也舍掉了。。嘻嘻。
    我自己的经验是,有些文件事情过后就没用了,所以会定期销毁。主要的长存文件,还是比较清晰的,标签机对于我,就没那么重要了。

    校验提示文案

    提交
    咱俩的方法非常相似,不过我纸质文档没有你管理的好。标签机我是非常喜欢的,买了就知道了。

    校验提示文案

    提交
    收起所有回复
  • 请问截图的那个文件管理软件叫啥名字,很喜欢,可以显示文件的前后文内容。

    校验提示文案

    提交
    这个就是macOS自带的Finder,选择“分栏”模式就是这样啦。

    校验提示文案

    提交
    收起所有回复
  • 这么短。不要以为电子化就是极简了,电子信息多了也要定期清理的

    校验提示文案

    提交
  • @Lifeisgood 回复了忘记at [解毒]

    校验提示文案

    提交
    没事,你看回复,你点回复的,等于自动at。

    校验提示文案

    提交
    收起所有回复
提示信息

取消
确认
评论举报

相关好价推荐
查看更多好价

相关文章推荐

更多精彩文章
更多精彩文章
最新文章 热门文章
86
扫一下,分享更方便,购买更轻松