PDF 才是主流的办公文件?很多专业职场人都这么认为

2020-01-09 20:00:43 3点赞 25收藏 2评论

PDF 才是主流的办公文件?很多专业职场人都这么认为

PDF 才是主流的办公文件?很多专业职场人都这么认为

PDF(Portable Document Format)原意为「便携式文档格式」

这是一种大家都很熟悉的文件格式。 专业职场人都将其视为一种必备文件格式,眼下市面上各种层出不穷的 针对 PDF的转换/生成/批注工具 更是从一个侧面 反映了 PDF 的火热。

尽管如此,为什么大家会认为 PDF 是办公主流文件?我们是不是可以从中获得一点什么经验启发?PDF 有什么弊端吗?今天,我们就来看看 PDF 的「这点事」。

PDF格式 起源

火箭君不想花太多时间介绍起源,因为「Who cares?」,我吃鱼肉还要问这条鱼是那个养殖场哪个池子的吗?PDF 也是一样,日常用就是了,谁关心起源?

不过 PDF 的起源有几个特点 还是值得我们一看的。

  • PDF格式 源自 Adobe, 就是 Photoshop / Coreldraw / Illustrator …… Adobe全家桶的那个 Adobe

  • PDF格式 诞生于 上个世纪90年代,但其设计理念远超当时的平均水平

  • PDF格式,现在已经成为 ISO(国际标准化组织)的标准之一

PDF 才是主流的办公文件?很多专业职场人都这么认为

PDF格式文件的优点

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跨设备/跨系统 都能打开

PDF文件 诞生之初,使用PDF得依靠Adobe家自己的专门软件。

时至今日,PDF 作为国际标准,它几乎是所有主流操作系统默认可以直接打开浏览的格式。而且无论是 台式计算机设备/平板设备/手机移动设备上,也几乎都可以直接打开。

可以说,PDF 早就不是Adobe家的私产,而是一个事实上被全球广大群众接受的办公文件标准。

PDF 才是主流的办公文件?很多专业职场人都这么认为

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保证文件内容展现的一致性

从起源可以看到,PDF格式来自Adobe, 而Adobe则是以桌面印刷,排版设计,图片处理起家,PDF 文件以 Adobe技术为基础,可以实现 打印友好。换句话说,可以在不同设备上再现原稿的 字体/颜色/图像。 而我们知道,有些办公文件(就不点名了)如果换了一个设备,可能由于设备自带的字体不同,打印/展现效果就会截然不同了。PDF 从设计之初就意识到了这点,是超越当时诞生时代水平的,即使放到今天来看也是很实用很体贴的考虑。

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支持多种「内外挂

从90年代诞生,一直发展到今天,围绕 PDF文件格式已经产生了各种 可扩充/可集成的功能和方案。 

例如:多媒体集成 / 高亮批注 / 备注批阅 / 手写签名 / 表单收集 / 打印到 PDF / 内容加密 / 数字签名 / 分发限制 ……

这些特点使得 PDF 在商业文件流通领域几乎要成为了唯一的标准(尤其是海外),无论是 出个简报 / 询个报价 / 扫个票据 / 开封证明,还是签份决议,都可能是 PDF 文件在背后运作或流转。

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在一些大型公司 PDF 文件审议/签字 是很常见的做法

最后

尽管,PDF 有这样那样的好,但肯定有人会问为什么我周围看到的都是Word / PPT / Excel 啊,PDF 反而很少见?PDF 不能轻易编辑修改(其实也是能的)使得 大多数已经 流程固化 / 套路成熟 的商业场景下更加适合。而我们这里可能还处在各类业务 高速发展,不停创新(或折腾)的阶段,因此还未到其完全适用期。不过,在成熟企业内 PDF 的流转早已是常态。火箭君这里的对外的文本资料都是 PDF格式;而且由于不太喜欢花哨动态效果,我们的PPT文件也不太需要,只要PDF+翻页就能搞定 presentation。

除去商务用途,如果大家希望收集一些知识,又不想使用「XX云笔记」之类的云产品,PDF 也是一个不错的「知识容器」,尤其适合将网页打印为PDF后收集保存。

最后,相信每个人心中一定有最适合自己业务效率的工作方式,PDF可能只是万千方式中的一个,还是希望大家结合实际,活用 PDF。

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