这篇专治PPT之痛的特效良方，不收藏太可惜了！

大家好，我是 Bobbie 。

PPT 显然已经成了大部分大学生和职场人士必须要掌握的一项技能。

大家都想做好 PPT ，但是好像总是无从下手。

想想那些为了做 PPT 而熬夜的日子，你有多少次面对着下面这个界面无所适从。

上学的时候很少有专门教授 PPT 制作的课程，入职以后更没有时间系统全面的学习 PPT 设计，这使得很多今天的大学生和职场人士在面对一次次 PPT 任务的时候都头痛不已。

做 PPT 为什么头疼，是因为你不会用 PPT 软件吗？也许这是一部分原因，但是问题的根源绝对不是你会不会使用 PowerPoint （Keynote、WPS等）软件。

即使你死记硬背把软件每一个功能都了解一遍，还是没法彻底解决不会做 PPT 的问题，不信你试试看。

01.

学PPT应该学什么？

“老师，我想学习PPT，但我不知道该学什么、从哪儿学起，你有没有什么建议？”

类似这样的问题，在我的微博和B站私信里隔三岔五有人来问。

如果我说：你需要先掌握 PPT 软件的每个功能，然后去学习排版原理、色彩搭配理论、图片处理技巧、PPT 动画、音视频剪辑……你可能还没听我说完，就已经从入门到放弃了。

不要当真 这是个玩笑啦

要问学PPT应该学什么，首先要问自己，我学PPT是为了干什么？先搞清楚自己的学习动机。

我觉得学习PPT的动机可能有以下几种：

1. 工作需要 不得不做

绝大多数人是这种情况，“不得不做”的背后透露出几分无奈和淡淡的忧伤。

2. 兴趣爱好 就是想做

有那么一小部分 PPT 爱好者和发烧友，就是爱做 PPT ，不做 PPT 都难受。（最开始我就是这种人）

3. 靠它赚钱 一定要做

PPT 设计师、培训讲师等，靠 PPT 赚钱吃饭。

如果你的需求只是做好日常工作所需的演示幻灯片，但你却朝着 PPT 发烧友们“炫技”的方向大步迈进，那么恭喜你成功跑偏，你将会在跑偏的路上狂奔不止。

大家知道，网络上有大量优质的 PPT 课程、免费教学视频、训练营、付费社群，有很多优秀的老师在非常用心的教大家做好 PPT ，但是为什么大家在职场中做 PPT 还是痛苦不已？

其实这里存在两个问题：

一个问题是很多PPT教学内容是以培养PPT设计师的标准进行的，学习成本高，需要投入大量时间，并不适合普通职场人士学习；另一个更严重的问题是，大家都在讲设计感，讲形式感，而忽略了本质：PPT的设计是以内容为依据的！

PPT 被制作出来是为了展示和传递信息，这是它的主要使命，如果没有内容文案做PPT的坚实根基，那还谈什么PPT呢？皮之不存，毛将焉附。

所以我们说的 PPT 能力到底是什么能力呢？

02.

做好PPT需要具备哪些能力？

在演讲演示活动中，PPT 只是传递信息的辅助工具，PPT 之外的能力也许才是决定成败的关键因素。如果你做的PPT领导不满意、你做完演示客户不买单、你做的项目策划 PPT 并没有跟同事达成共识，你要知道这并不是 PPT 的问题，而是“内容”的问题。

所以要做好 PPT ，你可能需要具备以下三个方面的能力：

文案梳理和组织逻辑架构的能力

信息视觉化表达的能力

演示演讲的能力

2.1 文案梳理和组织逻辑架构的能力

我们常见的 PPT 内容逻辑问题大体上有这样两种情况：

第一，整个文档条理不清晰，没有明确的逻辑架构；

第二，单独页面难于理解，重点不突出，内容没有层次。

导致出现这种结果的原因，是在开始做 PPT 之前，没有对所要呈现的内容逻辑进行梳理和规划。

在 PPT 里，“知道表达什么，以怎样的形式呈现出来”，这是两个过程，先有文案，再来设计！

在文案梳理的过程中，我们需要借鉴和学习麦肯锡40年的经典培训教材——《金字塔原理》一书中介绍的方法，将其应用到PPT制作过程中，能有效帮助我们清晰地表达和呈现内容。

金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。

它是一个整理 PPT “写什么”的思路，同时帮助我们建立清晰的逻辑结构，提炼重点。

金字塔原理的基本结构是：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。

在构建金字塔结构的时候有两种方式：

如果是主题清晰结论明确的内容，我们只需要自上而下地列出关键论点，进而理清内容的逻辑关系；如果是主题模糊结论不明确的内容，我们则需要自下而上地概括出关键要点，梳理逻辑关系，最后总结出中心结论。

那么我们应该怎样把做 PPT 的原始内容组织成金字塔结构呢？方法就是构建思维导图。

好用的思维导图工具有很多，比如：Xmind、幕布、MindManager 等等。

下面再推荐三款完全免费的思维导图工具供大家选择使用：

zhimap gitmind 百度脑图

根据金字塔原理构建思维导图，也就整理出了 PPT 的整体框架和思路，接下来才要正式打开 PPT 软件开始设计制作了。

述职报告PPT结构框架

以金字塔原理为指导，我们把线性的 PPT 页面连贯起来看，内容之间的前后逻辑和整体架构就会一目了然。

一份完整PPT的页面构成

一份完整PPT的页面构成

关于文案梳理和组织逻辑架构的内容，暂时先介绍这么多。

2.2 信息视觉化表达的能力

文字和图形，是最最基本的信息传递的载体。

在人类存在的 20 万年时间里，大多数的时间我们都是依靠阅读各种图形图像来感知环境、获取信息，而文字直到 5500 年前才出现。因此从自然适应和生物进化的角度来说，我们的大脑对图形图像更为敏感。

从传播学的角度来说，这意味着图形图像为载体的信息更加引人注意，更容易获得人们的好感。

下图是我们的祖先在石壁上刻画的图像，据说这可能是比甲骨文更早的“文字”——岩画，也叫石洞壁画。

当我们追本溯源去了解我们的祖先记录和传递信息的方式，我们惊人的发现，这不就是今天我们在做的 PPT 吗？

其实我们的祖先在连文字都还没有出现的时候，就已经在做 “PPT” 了。

当这些石洞壁画传递信息的方式开始逐渐演化，后来就出现了甲骨文。

所以文字是我们用来表达信息的“符号”，PPT 用来辅助阅读者对文字进行视觉解码。

文字的演变时期，人类尽可能地把自然图像转化为符号语言，这是从图形到符号的转变，而今天我们做PPT就是对这个过程的反向解码，通过视觉语言，让信息回归到信息本身。

这就是为什么做 PPT 需要具备对文字信息视觉化表达的能力。

将文字内容通过图形化的方式呈现出来是 PPT 设计的根本任务。

下面例举几种常见的图示逻辑关系，供大家参考：

2.3 演示演讲的能力

当完成幻灯片设计以后，最终可能需要放映出来给别人讲，那么演讲演示也是不可忽视的一个重要环节。

你不需要成为演说家，但是要尽量避免演讲演示中制造“车祸现场”。

为了避免演讲“翻车”，你需要提前做很多准备工作。比如：

硬件调试和准备放映设备软件检查防止幻灯片字体丢失使用演讲者试图与PPT内容互动配合手势配合音视频……

演说者、幻灯片、观众三者之间的良好关系能成功地把观众与内容紧密联系起来。

以观众最容易理解的方式来展现信息，而不是考虑自己需要什么样的视觉效果作为演说的辅助。内容要与观众紧密相关。

每一个演说者都可能成就卓越，每一次演说都意义非凡，每个人都应该听到最棒的演说。

03.

做 PPT 效率低下的根本原因在哪里

一份 PPT 文档是由一系列幻灯片页面所组成的一个统一的整体，我们在一页一页往下做的过程中，如果需要逐个文本框修改字体、逐个形状修改颜色，那么完成一份 PPT 就需要耗费很多时间。

打开 PPT “高级属性”选项，在“统计”当中记录着你为制作一份 PPT 文档所花费的总编辑时间。

职场当中我们觉得做 PPT 效率低下，可能的原因我觉得主要有以下三点：

1.忽略了一劳永逸的全局化设定

2.没有掌握有效的图示化表达方法

3.缺乏高效率软件工具的辅助

PowerPoint 软件自身提供了一套很好的机制，能够快速建立全文档统一的设计规范。

遵循和掌握这套全局化设计规范，不仅能让 PPT 专业起来，同时可以减少大量重复编辑的操作，提高效率，节约时间。

有效的图示化表达方法在前面介绍过，就不再重复。