职场进阶篇六:6个职场中常用的Office高效技巧,一分钟做完两天的工作!
不知道你有没有遇到下面的这种情况:
辛辛苦苦输入的目录,老板却要求:点一下就跳转到对应的位置;
从其他地方复制的数据,粘贴到Excel中,都堆在一起很难看;
老板让你在PPT页面上加logo,复制粘贴搞定后,却被老板要求调整logo位置,只能一个个调整;
……
这些,其实都可以称作无效劳动。看似工作了很长时间,实则没有太多成果。
那么,今天Tools指南就简单盘点一下,有哪些小技巧,可以替代你复杂的操作!
1、Word自动生成目录
有时候,我们需要生成一个目录,让别人更好阅读。
但很多人的目录,都是手动录入的:
不但页码没有对齐,而且不能自动更新。如果中间插入一个章节,后面的页码全部需要修改。
其实,你可以用查找功能,然后就可以一键生成目录了:
总共花费不到两分钟,就可以生成一份还不错的目录。而且可以自动更新页码,点击目录标题直接访问对应章节,是不是很神奇?
2、Excel数据快速导入
我们的Excel中的数据,可能是从其他位置复制过来的,但有时候,你复制过来的数据却是这个样子:
所有的数据都挤在一行里,看不清。
大部分新手小白,可能会复制、粘贴,就像下面动图这样:
这样的重复操作太复杂了,如果数据量比较大的话,可能一天也搞不定。
其实,使用分列功能,不用一分钟,就可以完成了:
3、 一键插入图表
我们大家,在插入图表时,一般会选择要插入图表的区域,然后选择对应的图表:
总共需要4步。
但其实,使用ALT+F1,只需一步,就可以自动插入图表:
4、Excel中一键求和
求和,谁不会呀?不就是SUM函数吗?
但如果有行和列都需要求和,你就需要输入两次函数,并且拖拽两次鼠标进行公式填充。
其实,不用那么麻烦,在Excel中按下ALT+=,一键求和:
5、统一调整PPT上logo大小和位置
很多公司,会要求员工在汇报的PPT上加入公司logo,可能很多人都是复制粘贴。
但老板觉得logo的位置和大小,需要调整一下,你只能一个个手动调整:
其实,如果把logo插入的母版中,只需要调整一次,就可以把所有页面上的logo调整好了:
当然,不仅仅是logo,水印也可以。
6、一键排版PPT中的图片
在制作幻灯片演示时,我们会遇到很多需要插入多张图片的情况。
比如,我想介绍一下互联网上的大佬:
但由于图片的大小不统一,而且图片也没有对齐,看起来很乱。
其实,使用图片版式功能,就可以一键排版:
这个小技巧,非常适用于多人物的介绍页面。
最后
不知道上面这些Office小技巧,你学会了吗?
收藏备用!
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