男人的生产力工具 篇二十一：无需整理！一步一步建立高效率办公环境！

高手在民间 大妈欢乐多

男人的生产力工具 篇二十：高效率办公人士的五个好习惯时间都去哪儿了？有时候，在马路边旁观人们是如何节省时间的，你会感到非常困惑。每天都会看到这样的场面：不少人闯红灯、逆行、翻越护栏、斜穿马路、低头边看手机边在快车道中央行走，基本上能违反的交通规则都给你违反一遍。不惜冒着生命危险，顶着别人的鄙视，换来的就是区区少走两步路、省了几分钟。切换到办公室，日常lifeisgood| 赞285 评论341 收藏2k查看详情

自上一篇练手的拙作《高效率办公人士的五个好习惯（1-5）》发布后，没想到引发了值友的热烈讨论。再一次证明了我原来的看法--“高手在民间 大妈欢乐多”。评论妙语连珠，绝对不容埋没，试摘录几段：

猫头鹰二号说出了我写本文的初衷，此时楼还没有歪。

效率的讨论从技术上升到办公室政治层面，现实中鞭打快牛的现象确实屡见不鲜，这就像有人提醒女生第一次做家务一定要打碎几个碗碟一样，是好是坏只能留给各位客官评判。

这条评论还好，没等我想好怎么回答，就有高人出来指点啦。

刚松了一口气，这哥俩又提出了终极哲学问题。此时一口血喷在屏幕上，作者，卒。

谢天谢地，大王终于给出了完美答案。

本篇（6-15）的内容提要

6、为什么说键盘操作比鼠标效率高

7、随手关闭文档（或标签页）： Ctrl+F4、Ctrl+W

8、快速切换文档（或标签页）：Ctrl+Tab

9、快速关闭当前程序窗口：Alt+F4

10、快速启动文件资源管理器：Win+E

11-15、无需整理！一步一步建立高效率办公环境

注：本文系《高效率办公人士的N个好习惯》系列，内部连续编号6-15。

高效率办公：软件快捷操作

6、为什么说键盘操作比鼠标效率高

摘录一段我多年前的个人浅见：图形界面下，鼠标的方便程度毋庸置疑，也降低了电脑的使用门槛。但鼠标操作也存在几个效率方面的弊端：

无效移动：鼠标当前位置与目标位置常常不一致，比如文字处理时光标在窗口中间，想关闭文档时鼠标要移动到最右上角点击关闭。此时若弹出“文档未保存，是否保存？”的提示，鼠标又要回到中间提示框进行选择。有时候光标藏在屏幕边界一时找不着，鼠标还要在桌面上来回晃动几圈，先找到光标。

关注紧张：物理鼠标在实体桌面移动，驱使着数字光标在虚拟桌面上随动，此时眼睛追踪光标位置，大脑运算比较光标当前位置和目标位置的差，命令手部动作移动鼠标。整个过程手、眼、脑高度协调，对新生儿智力开发、预防老年痴呆有奇效。

同样以上述字处理过程为例，光标从屏幕中间走到右上角，又从右上角回到中间的提示框，然后在是、否、取消三个按钮中来回选择，人眼要始终关注光标的动向，大脑也不能走神，造成了关注紧张，也增大了用户的操作负担，容易引起疲劳，降低效率。

其他弊端还包括：容易引起手腕损伤、右手单手操作、AFK（右手中断当前工作离开键盘去找鼠标）等等，不再展开讨论。综上所述，还是建议用户花点时间掌握一些常用快捷操作的组合键，多用键盘、少用鼠标，既提高了效率，又减轻了工作负担。

7、随手关闭文档（或标签页）： Ctrl+F4、Ctrl+W

当办公软件中打开了多个文档、电子表格窗口，或者浏览器中同时打开了多个网页（标签页）时，若不想全部关闭，只想关闭当前文档窗口或标签页。可以用组合键： Ctrl+F4或Ctrl+W，当然，这仍然是左手操作的组合键。

在办公软件中，按下Ctrl+W后，若当前文档、电子表格未保存，会弹出是否保存的提示框，选择合适的操作即可。

注：这只是关闭当前的一个文档或标签页，而不是关闭整个程序窗口（如浏览器）。

小练习：

（1）当浏览器中打开了多个标签页，连续按Ctrl+W，会怎样？

（2）当浏览器中只剩下一个标签页，再按Ctrl+W，会怎样？（提示：结果因浏览器而异）

8、快速切换文档（或标签页）：Ctrl+Tab

仍然是打开了多个文档、电子表格窗口，或同时打开多个网页的情况，此时若想快速切换到另外的文档或者标签页，可以用Ctrl+Tab键来切换，这是以轮换方式工作的，便于在多个标签页间切换。

注意：（1）部分办公软件根据版本或环境不同，对该组合键的反应也不同，要简单试验熟悉一下。（2）各浏览器对该组合键的反应也不一致，Opera是按一下在最后两个标签页间切换，不松手多次按下则轮换所有标签页；Chrome和Firefox则是从左到右顺序切换。到底怎么用，还看你的默认浏览器和个人偏好了。

9、快速关闭当前程序窗口：Alt+F4

与上述单独关闭一个当前文档或标签页不同，若想关闭整个程序窗口，除了鼠标点击最右上角的关闭按钮（X）外，还可以用Alt+F4。

注：若程序窗口中存在未保存文档，会弹出是否保存的提示框，选择合适的操作即可。

小练习：

若连续多次按Alt+F4，会怎样呢？（注：试验前请先保存所有工作文档；结果可能不唯一。）

10、快速启动文件资源管理器：Win+E

当需要到硬盘等处的文件夹去查找文件时，大家会在桌面点击我的电脑图标（Win10改为此电脑，不知道是不是受了那个段子的影响），然后在C、D等盘上去找文件。

更快的办法就是按组合键：Win+E，想记忆的话，E代表Explorer（管理器）。就像Win+D快速切回桌面，D代表Desktop（桌面）一样。

小练习：

（1）按Win+E，等1-2秒钟，再按Alt+F4，会怎么样？

（2）多次按Win+E，会怎样？然后再按上、下、左、右，会怎样？

（3）多次按Win+E，再多次按Alt+F4，会怎样？

提示：以上练习，最好先想，再做。

无需整理！一步一步建立高效率办公环境

请大家把思绪从刚才的数字世界拉回到现实中来，看看我们的办公室是否有完善的空间。阅读提示：以下内容只适合强迫症患者，其他客官请谨慎阅读。

多数人办公效率受影响，有一个常见的原因就是办公环境太乱，天天整理，天天杂乱。这样的情景你是否遇到过：出门需要身份证或车钥匙，桌上、抽屉、沙发衣服遍寻不着；刚打印的一份文件，一转身混在故纸堆里不见了；重要的发票或单据，翻遍各个柜子和抽屉踪影不见；拿着厚厚一摞复印件出门办事，原件却落在了复印机里；桌面上堆满了文件、票据、文具、绿植，视觉效果上纷乱复杂。

经常翻找物品是一种低效率的行为习惯，不仅浪费时间，关键是找不着时还带给你焦虑和挫折感，影响一天的好心情。

11、彻底清空办公室，重新布置桌子、柜子、设备

今年初终于下决心将办公室彻底整理了一次，所谓彻底是指采用了近乎搬空整个房间的力度，把桌子、柜子、沙发、设备布局进行调整，然后按照使用经验，重新进行安排。目的是：

（1）建立一个真正让自己放松、高效、省心的办公环境。

（2）为文件、资料、档案等物品设计一套个人收纳整理体系，保证收纳整齐有序，取用方便迅速。衡量这个体系成功与否的标准很简单：当需要任何一件资料或物品时，一不用想、二不用找，立刻就能拿到。

追求无需整理的目标，即：不再因为反复整理凌乱的办公室、到处翻找物品而浪费时间。

因各人办公环境、使用习惯不同，这里只取四条经验分享一下：

（1）当从事文字写作为主的工作模式时，桌子和电脑采用背靠墙或窗户的布局，目的是：当你抬头时，面前只有空白墙壁或窗户，不受其他人干扰，能静心工作。

（2）安装显示器支架，坚持站立工作。

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关于显示器支架的详细讨论，参见上文中第三章：上半身的健康之一：保护颈椎的NB F80显示器支架。站立不一定非得是全天站立，尽量多站少坐，或者每小时站起来出去活动几分钟。

（3）柜子与你视线平齐的那一层，只放最常用的文件、资料或文件夹。目的是抬手就能拿到需要的文件。最常用的标准是什么呢？这要根据你的工作性质，可以是今年以来、上半年以来使用频率最高等。

（4）在办公室选几个落脚点，安装多部无绳电话。这样做的好处首先是让桌面更整洁，避免线缆缠绕带来视觉上的凌乱感；其次是更自由更方便，在办公室等处随心使用电话。

提示：无绳电话、无线键鼠、wifi打印机，使用这些设备的目的之一就是减少凌乱的线缆带来视觉上的干扰。

12、把桌面清空，抽屉清空

这一步是整理的前提，先下决心把桌面和抽屉清空，然后再挑选合适的元素进行布置。一个基本的原则是做减法：桌面上的东西越少越好，先求得视觉上的清净。人都是视觉动物，办公环境若是一团乱麻，潜意识上就会影响心情和效率。

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有条件的话，建议重新选一张大桌子。上面商家做的图多了两个长条凳，其实不直观，借用网页中的一张示意图如下：

根据办公室实际面积，桌子尺寸可以选择或者定制，这种桌子面积大，桌面为厚实的实木，配合上面推荐的显示器支架效果最好。

13、主桌面上只放当天工作必须的东西

主桌面是指每天使用时间最长的那张桌子。主桌面建议放最少的元素。如显示器、键盘、鼠标（键鼠最好用无线的，既为美观，也为灵活变换站坐工作姿势确保健康）。

有条件的话，打印机与电脑显示器不要放在同一个桌面上，力求你的主桌面达到极简。

要养成习惯：只要不是当天工作需要的，一定不要放在主桌面上。而要按照你的收纳整理体系，把这些文档、资料，放在抽屉、柜子、档案盒等处。

14、使用频率越高的物品，离你越近

以你为中心，按照使用频率从高到低，可以把各项元素由近及远、从左到右进行摆放布置。

这个近是广义的近：一是理解为最短距离；二是理解为视线最容易观察的范围。

比如签字笔、记号笔、荧光笔，放在键盘托里，随时拉开就能拿到。订书机、燕尾夹、手账、美工刀、便利贴等放在最上面一格抽屉，其余频率较低的物品逐渐依次下移。

不过这一条也有朋友反过来应用的：为了健康，强迫自己多走动，故意把一些高频元素放远一些。这里我采纳了一条：把打印机放到屋子最远的角落。

15、任何物品，必须有固定的位置，一次就要放好

钥匙、门禁卡、背包、身份证、毕业证、房产证、发票、银行卡、钱包，手机、充电器、数据线、u盘、移动电源，各种重要不重要的物品，无论在家还是办公室，一定要有固定的位置。

找到合适的位置之后，要长期不变。这样以后就是随时方便取用，再也不用满头大汗手忙脚乱找东西了。而且当家人需要拿某件东西时，你可以在电话里信心满满地遥控（私房钱位置可一定不要泄露哇）。

而且，一旦养成好习惯之后，基本上就不需要天天整理房间，因为你的东西时刻都是归位的，没必要整理。有些朋友所谓的整理，实际上就是先把东西乱扔乱放、然后再花时间整理，还不如一次就放好。

结束语

本文花了三天时间写就，今天用了整整一下午修改、润色，最后11-15几度想舍去，原因是担心读后照办的网友会不会染上强迫症。又一想，凡是看了高效率办公标题能点进来的，恐怕早已是轻度或重度强迫症患者啦。

请各位看官以点赞、收藏、打赏来支持作者，祝各位周末愉快！