男人的生产力工具 篇二十一:无需整理!一步一步建立高效率办公环境!
高手在民间 大妈欢乐多
自上一篇练手的拙作《高效率办公人士的五个好习惯(1-5)》发布后,没想到引发了值友的热烈讨论。再一次证明了我原来的看法--“高手在民间 大妈欢乐多”。评论妙语连珠,绝对不容埋没,试摘录几段:
效率的讨论从技术上升到办公室政治层面,现实中鞭打快牛的现象确实屡见不鲜,这就像有人提醒女生第一次做家务一定要打碎几个碗碟一样,是好是坏只能留给各位客官评判。
刚松了一口气,这哥俩又提出了终极哲学问题。此时一口血喷在屏幕上,作者,卒。
本篇(6-15)的内容提要
6、为什么说键盘操作比鼠标效率高
7、随手关闭文档(或标签页): Ctrl+F4、Ctrl+W
8、快速切换文档(或标签页):Ctrl+Tab
9、快速关闭当前程序窗口:Alt+F4
10、快速启动文件资源管理器:Win+E
11-15、无需整理!一步一步建立高效率办公环境
注:本文系《高效率办公人士的N个好习惯》系列,内部连续编号6-15。
高效率办公:软件快捷操作
6、为什么说键盘操作比鼠标效率高
摘录一段我多年前的个人浅见:图形界面下,鼠标的方便程度毋庸置疑,也降低了电脑的使用门槛。但鼠标操作也存在几个效率方面的弊端:
无效移动:鼠标当前位置与目标位置常常不一致,比如文字处理时光标在窗口中间,想关闭文档时鼠标要移动到最右上角点击关闭。此时若弹出“文档未保存,是否保存?”的提示,鼠标又要回到中间提示框进行选择。有时候光标藏在屏幕边界一时找不着,鼠标还要在桌面上来回晃动几圈,先找到光标。
关注紧张:物理鼠标在实体桌面移动,驱使着数字光标在虚拟桌面上随动,此时眼睛追踪光标位置,大脑运算比较光标当前位置和目标位置的差,命令手部动作移动鼠标。整个过程手、眼、脑高度协调,对新生儿智力开发、预防老年痴呆有奇效。
同样以上述字处理过程为例,光标从屏幕中间走到右上角,又从右上角回到中间的提示框,然后在是、否、取消三个按钮中来回选择,人眼要始终关注光标的动向,大脑也不能走神,造成了关注紧张,也增大了用户的操作负担,容易引起疲劳,降低效率。
其他弊端还包括:容易引起手腕损伤、右手单手操作、AFK(右手中断当前工作离开键盘去找鼠标)等等,不再展开讨论。综上所述,还是建议用户花点时间掌握一些常用快捷操作的组合键,多用键盘、少用鼠标,既提高了效率,又减轻了工作负担。
7、随手关闭文档(或标签页): Ctrl+F4、Ctrl+W
当办公软件中打开了多个文档、电子表格窗口,或者浏览器中同时打开了多个网页(标签页)时,若不想全部关闭,只想关闭当前文档窗口或标签页。可以用组合键: Ctrl+F4或Ctrl+W,当然,这仍然是左手操作的组合键。
在办公软件中,按下Ctrl+W后,若当前文档、电子表格未保存,会弹出是否保存的提示框,选择合适的操作即可。
注:这只是关闭当前的一个文档或标签页,而不是关闭整个程序窗口(如浏览器)。
小练习:
(1)当浏览器中打开了多个标签页,连续按Ctrl+W,会怎样?
(2)当浏览器中只剩下一个标签页,再按Ctrl+W,会怎样?(提示:结果因浏览器而异)
8、快速切换文档(或标签页):Ctrl+Tab
仍然是打开了多个文档、电子表格窗口,或同时打开多个网页的情况,此时若想快速切换到另外的文档或者标签页,可以用Ctrl+Tab键来切换,这是以轮换方式工作的,便于在多个标签页间切换。
注意:(1)部分办公软件根据版本或环境不同,对该组合键的反应也不同,要简单试验熟悉一下。(2)各浏览器对该组合键的反应也不一致,Opera是按一下在最后两个标签页间切换,不松手多次按下则轮换所有标签页;Chrome和Firefox则是从左到右顺序切换。到底怎么用,还看你的默认浏览器和个人偏好了。
9、快速关闭当前程序窗口:Alt+F4
与上述单独关闭一个当前文档或标签页不同,若想关闭整个程序窗口,除了鼠标点击最右上角的关闭按钮(X)外,还可以用Alt+F4。
注:若程序窗口中存在未保存文档,会弹出是否保存的提示框,选择合适的操作即可。
小练习:
若连续多次按Alt+F4,会怎样呢?(注:试验前请先保存所有工作文档;结果可能不唯一。)
10、快速启动文件资源管理器:Win+E
当需要到硬盘等处的文件夹去查找文件时,大家会在桌面点击我的电脑图标(Win10改为此电脑,不知道是不是受了那个段子的影响),然后在C、D等盘上去找文件。
更快的办法就是按组合键:Win+E,想记忆的话,E代表Explorer(管理器)。就像Win+D快速切回桌面,D代表Desktop(桌面)一样。
小练习:
(1)按Win+E,等1-2秒钟,再按Alt+F4,会怎么样?
(2)多次按Win+E,会怎样?然后再按上、下、左、右,会怎样?
(3)多次按Win+E,再多次按Alt+F4,会怎样?
提示:以上练习,最好先想,再做。
无需整理!一步一步建立高效率办公环境
请大家把思绪从刚才的数字世界拉回到现实中来,看看我们的办公室是否有完善的空间。阅读提示:以下内容只适合强迫症患者,其他客官请谨慎阅读。
多数人办公效率受影响,有一个常见的原因就是办公环境太乱,天天整理,天天杂乱。这样的情景你是否遇到过:出门需要身份证或车钥匙,桌上、抽屉、沙发衣服遍寻不着;刚打印的一份文件,一转身混在故纸堆里不见了;重要的发票或单据,翻遍各个柜子和抽屉踪影不见;拿着厚厚一摞复印件出门办事,原件却落在了复印机里;桌面上堆满了文件、票据、文具、绿植,视觉效果上纷乱复杂。
经常翻找物品是一种低效率的行为习惯,不仅浪费时间,关键是找不着时还带给你焦虑和挫折感,影响一天的好心情。
11、彻底清空办公室,重新布置桌子、柜子、设备
今年初终于下决心将办公室彻底整理了一次,所谓彻底是指采用了近乎搬空整个房间的力度,把桌子、柜子、沙发、设备布局进行调整,然后按照使用经验,重新进行安排。目的是:
(1)建立一个真正让自己放松、高效、省心的办公环境。
(2)为文件、资料、档案等物品设计一套个人收纳整理体系,保证收纳整齐有序,取用方便迅速。衡量这个体系成功与否的标准很简单:当需要任何一件资料或物品时,一不用想、二不用找,立刻就能拿到。
追求无需整理的目标,即:不再因为反复整理凌乱的办公室、到处翻找物品而浪费时间。
因各人办公环境、使用习惯不同,这里只取四条经验分享一下:
(1)当从事文字写作为主的工作模式时,桌子和电脑采用背靠墙或窗户的布局,目的是:当你抬头时,面前只有空白墙壁或窗户,不受其他人干扰,能静心工作。
(2)安装显示器支架,坚持站立工作。
关于显示器支架的详细讨论,参见上文中第三章:上半身的健康之一:保护颈椎的NB F80显示器支架。站立不一定非得是全天站立,尽量多站少坐,或者每小时站起来出去活动几分钟。
(3)柜子与你视线平齐的那一层,只放最常用的文件、资料或文件夹。目的是抬手就能拿到需要的文件。最常用的标准是什么呢?这要根据你的工作性质,可以是今年以来、上半年以来使用频率最高等。
(4)在办公室选几个落脚点,安装多部无绳电话。这样做的好处首先是让桌面更整洁,避免线缆缠绕带来视觉上的凌乱感;其次是更自由更方便,在办公室等处随心使用电话。
提示:无绳电话、无线键鼠、wifi打印机,使用这些设备的目的之一就是减少凌乱的线缆带来视觉上的干扰。
12、把桌面清空,抽屉清空
这一步是整理的前提,先下决心把桌面和抽屉清空,然后再挑选合适的元素进行布置。一个基本的原则是做减法:桌面上的东西越少越好,先求得视觉上的清净。人都是视觉动物,办公环境若是一团乱麻,潜意识上就会影响心情和效率。
有条件的话,建议重新选一张大桌子。上面商家做的图多了两个长条凳,其实不直观,借用网页中的一张示意图如下:
根据办公室实际面积,桌子尺寸可以选择或者定制,这种桌子面积大,桌面为厚实的实木,配合上面推荐的显示器支架效果最好。
13、主桌面上只放当天工作必须的东西
主桌面是指每天使用时间最长的那张桌子。主桌面建议放最少的元素。如显示器、键盘、鼠标(键鼠最好用无线的,既为美观,也为灵活变换站坐工作姿势确保健康)。
有条件的话,打印机与电脑显示器不要放在同一个桌面上,力求你的主桌面达到极简。
要养成习惯:只要不是当天工作需要的,一定不要放在主桌面上。而要按照你的收纳整理体系,把这些文档、资料,放在抽屉、柜子、档案盒等处。
14、使用频率越高的物品,离你越近
以你为中心,按照使用频率从高到低,可以把各项元素由近及远、从左到右进行摆放布置。
这个近是广义的近:一是理解为最短距离;二是理解为视线最容易观察的范围。
比如签字笔、记号笔、荧光笔,放在键盘托里,随时拉开就能拿到。订书机、燕尾夹、手账、美工刀、便利贴等放在最上面一格抽屉,其余频率较低的物品逐渐依次下移。
不过这一条也有朋友反过来应用的:为了健康,强迫自己多走动,故意把一些高频元素放远一些。这里我采纳了一条:把打印机放到屋子最远的角落。
15、任何物品,必须有固定的位置,一次就要放好
钥匙、门禁卡、背包、身份证、毕业证、房产证、发票、银行卡、钱包,手机、充电器、数据线、u盘、移动电源,各种重要不重要的物品,无论在家还是办公室,一定要有固定的位置。
找到合适的位置之后,要长期不变。这样以后就是随时方便取用,再也不用满头大汗手忙脚乱找东西了。而且当家人需要拿某件东西时,你可以在电话里信心满满地遥控(私房钱位置可一定不要泄露哇)。
而且,一旦养成好习惯之后,基本上就不需要天天整理房间,因为你的东西时刻都是归位的,没必要整理。有些朋友所谓的整理,实际上就是先把东西乱扔乱放、然后再花时间整理,还不如一次就放好。
结束语
本文花了三天时间写就,今天用了整整一下午修改、润色,最后11-15几度想舍去,原因是担心读后照办的网友会不会染上强迫症。又一想,凡是看了高效率办公标题能点进来的,恐怕早已是轻度或重度强迫症患者啦。
请各位看官以点赞、收藏、打赏来支持作者,祝各位周末愉快!
让我先冷静一下
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男人的生产力工具 篇二十七:高效能人士的两种武器:多屏拼接和虚拟桌面(赠致富小窍门)
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