工作日常 篇一：人事档案二三事

一、写在前面

2009年毕业，2010年由郑入杭，在下经历过私企、国企等不同性质的企业单位，从事的还都是人力资源管理工作，所以对人事档案管理的相关内容，略知一二。接下来就与大家探讨下关于人事档案相关的一些内容，本人非档案管理专业，在此谈谈自己一些不算成熟的见解。

二、人事档案的意义

人事档案，是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用档案。 ——来自Baidu

人事档案，顾名思义就是指与你个人相关的，比较重要的“人”和“事”相关的档案材料。由于人事档案管理上对保密、安全要求比较高，所以大家普遍感觉人事档案比较神秘。毫不夸张的说，一般情况下，比较标准的档案管理流程，会让你一辈子都见不到自己人事档案。当然，人事档案也没有那么的高大上，它只是对个人信息进行管理的一个工具。

三、人事档案保管注意事项

人事档案的保管，重在核准入档材料的全面性、现实性、真实性、动态性、流动性和最重要的机密性。（以下是来自网上的专业解读）

1、全面性：人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料。因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容。总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

2、现实性：由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

3、真实性：这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

4、动态性：人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

5、流动性：人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

6、机密性：人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

四、人事档案常见的一些问题

目前，由于人事档案重要性的宣传不到位，有关档案保管机构或单位存在失职等情况，使得社会上存在着一种普遍现象，那就是对档案不了解，也不关心；甚至已经毕业几年，但档案还放在学校；还有的将档案放在家里，更甚者档案早已丢失，似乎“档案没什么用了”。殊不知，等需要用到人事档案的时候，就麻烦了。

我在日常工作中积累了些许经验，可能是见识浅薄、孤陋寡闻了，但还是想对人事档案一些常见问题发表一下自己实操过程中的一些解决办法的，下面就请各位听我一一道来：

1、人事档案调转

人事档案调转主要有以下几种情况：

1、人事档案毕业后还留在学校。① 从学校调往当地人才市场；② 从学校调往工作单位；③ 从学校调回所在社区或街道。

2、换新工作了，需调人事档案。① 不同人才市场之间调转；② 不同工作单位之间调转；③ 人才市场、工作单位、其他单位之间调转。

以上情况的调档流程可以大致概括为：个人向新单位提出申请，由新单位开出调档函到前单位，前单位将档案附上材料清单通过机要通道或者其他渠道转到新单位，新单位核对材料清单确认无误后，予以接收并出具档案接收回执。接收人事档案的机构或单位，都必须具有档案管理权限。各级人才市场自不必说，一般名号里带XX市，XX区的人才市场，一般都不会有什么问题；什么样的单位具有档案保管权限呢？可以简单理解为有党委的单位，可以盖带有党委的公章。办理调档时，需要提供经办人身份证、介绍信、调档函、劳动合同、解除劳动合同证明等材料，如果请人代办，还需附上委托书。

可简单理解为：个人申请→新单位开具调档函→旧单位调出档案→新单位接入。

而涉及到街道，人事档案转公共就业服务机构办理失业登记或转街道（乡镇）人力社保站办理退休人员社会化管理的，原则上由原用人单位派专人转递，可以不提交档案接收单位《调档函》，但须明确公共就业服务机构和街道（乡镇）人力社保站正确名称，人事档案当事人身份证可以提交复印件，但复印件空白处须由人事档案当事人签署“办理人事档案转出”意见并签名，同时须另提交单位介绍信。

在日常工作中，会遇见不肯把档案调至现单位管理的，这样的话，会给单位和个人都带来不便，所以还是建议人事档案跟人走，这样才能保证材料的及时更新，确保有效性。

2、人事档案材料缺失

接收人事档案时，需进行核对和清点，如发现档案材料内容不符合要求或与材料清单不符的，告知补正或退回补正。现实工作的人事档案材料缺失情况，大部分为工作履历材料的缺失。工作档案主要涵盖了从入职到离职的一些材料，例如：《履历表》、《劳动合同》、《离职证明》以及一些奖惩、继续教育等材料。如有缺失，请尽快找原单位进行补办，及时是复印件加盖公章也具有相同效力的。

这种情况日常工作中接触的最多，一般都是经办人通知到当事人关于缺少的材料，当事人自己联系原单位办理补办手续，当今社会中节奏如此之快，经常碰到：找不到原单位经办人员，有的甚至是原单位都倒掉了，这样的情况只好自认倒霉。

3、人事档案整体遗失

人事档案遗失或损毁后，需重建人事档案。其中，主要以收集原人事档案材料的重复件、复印件和有关单位出具的证明材料以及人力社保行政部门出具的认定文件为主 。补充收集到的资料，应由材料提供单位加盖公章。需补充的材料包括：

1、学习经历材料。一般从中学（高中或初中）开始收集，主要包括： ① 毕业证书复印件；② 学位证书复印件；③ 毕业生登记表或学籍表；④ 毕业成绩复印件等。

2、工作经历材料。参考上述第2条“人事档案材料缺失”情况；

3、其他材料。

这些情况如果是在单位重建，手续会简单些；如果是需人才市场等机构办理重建的，还需提供《人事档案遗失或重建登记表》、当事人身份证原件及复印件、当事人户口本复印件等。

以上所说的解决方案都是在单位管理规范的情况下，碰到不负责的单位或人员，可能连补都没地方补，甚至之前的历史材料也会确实甚至整体都遗失了。所以，我建议大家对人事档案上点心，避免材料遗失或缺失所带来的各种烦心、拧巴、尴尬！！因为我见过太多这样的事情了，看着员工难堪的表情，我们也挺爱莫能助的，sigh。。

五、人事档案归档内容

人事档案材料要确保完整性，最主要就是要保持有效归档材料的及时补充，归档材料应包括以下内容（摘自百度）：

第一类：履历材料（包括各类人员履历表和属于履历性质的登记表、简历表等材料）；

第二类：自传材料（包括自传和属于自传性质的材料）；

第三类：鉴定、考察、考核、审计材料；

第四类：学历、学位、评（聘）专业技术职称（职务）、职业资格、反映个人科研学术水平、培训等材料；

第五类：政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料），更改（认定）姓名、民族、年龄、籍贯、国籍、党龄、工龄等材料；

第六类：加入中国共产党、共青团和民主党派材料；

第七类：表彰奖励材料（包括县团级以上各种表彰材料、正式命名授予英雄、模范和先进工作者事迹材料、立功受奖、嘉奖材料、享受政府特殊津贴、从事专业工作三十年人员材料等）；

第八类：处分材料（违法犯纪材料、处分、刑事判决、行政拘留、通报批评等材料）；

第九类：工资、福利待遇、招工、录（聘）用、调动、任免、入伍、退伍、转业、退（离）休、辞职辞退、劳动合同（聘用合同）、解除（终止）劳动合同（聘用合同）证明、出国（境）、各种会议代表材料；

第十类：其他可供参考有保存价值的材料。

六、总结

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，和我们的日常工作、学习、生活等都是息息相关的。如本人来杭州工作，及时将人事档案转到公司在人才市场的名下，办理集体户口。后来买房后及时办理三证，踩点办完了各种手续，将闺女落户的事情搞定。现在想想还是很幸运的赶上了，如果出现一丝延迟，估计就没戏了。还比如说，调档后，及时去初定职称，中级乃至是高级职称的考评，都需要工作年限，如评高级职称的前提，就是获得中级职称满4年等诸多要求。对此，还是奉劝各位别做“弃档族”，对自己的人事档案上点心，这样未来的你就会少操心。

由于不是娱乐性的文章，再加上写的比较粗糙，可能只写出了冰山一角。所以看起来肯定会比较乏味无聊，所以，各位忙着来张大妈淘实惠的各位，有什么关于自己人事档案的问题可以直接留言提问，我来回答或由大家集思广益，共同探讨。

在此，欢迎骚扰。（本文有部分图片、解释来自网络，如侵速删）