筑业软件丨电子文件与电子档案规范管理模式的实践

在数字化时代，长沙市城市建设档案馆肩负着重要的使命，负责收集、整理和保管城市建成区内具有永久和长期保存价值的城建档案，并参与建设项目竣工档案业务验收工作；组织开展城建档案信息化建设，负责管理建设工程电子档案；承担馆藏档案资源开发利用服务。为深入贯彻落实《档案法》的要求，确保电子档案的来源可靠、程序规范、要素合规，该馆积极应用先进的信息技术手段和管理理念，采取了一系列创新的管理方法与技术措施，推动电子文件与电子档案规范管理模式的落地实现。

1、坚守“来源可靠”的底线

参为确保电子档案的来源真实可靠，建项目五方责任主体单位现场依照《湖南省房屋建筑工程竣工验收技术资料统一用表》全省统一标准规范，采用专业档案资料编制软件完成资料编制工作，通过专用归档和移交接收接口，不仅维护了电子档案的“凭证属性”，还通过系统的“四性”检测，为电子档案的真实性和可靠性提供了有力保障，充分保障电子档案“来源可靠”。

2、打造“程序规范”的标杆

通过精心设计流程图、制定操作标准、明确管理要求和技术规范，以及实施管理信息包与操作日志的可溯源验证，确保了电子文件与电子档案全生命周期管理的“程序规范”。

3、夯实“要素合规”的基础

合规是电子档案管理的基本要求。该馆通过明确数据要素、确保要素完整性，以及规范电子文件的内容、结构、背景信息和管理过程信息等要素符合规范要求，确保电子档案的合规性。此外，通过将电子文件的内容和结构固化为PDF格式，为电子档案的长期保存和可用性提供了坚实保障。

4、项目试点工作

依照文件要求项目电子档案与传统纸质档案具有同等的法律效力，可以以电子形式作为凭证。各级住建部门应将城建档案（含电子档案）归集情况统筹纳入项目评先评优条件。

在项目试点工作方面，长沙市城市建设档案馆积极响应号召，与筑业公司紧密合作，共同推进试点项目的落地实施。经过不懈的努力，2024年1月5日，五个试点项目在湖南省住房和城乡建设厅组织的建设工程电子文件归档和电子档案管理试点项目评审验收工作中顺利通过，得到了专家组的高度认可。这一成果不仅验证了该馆在电子文件与电子档案规范管理方面的创新实践，也为其他城市建设档案馆提供了宝贵的经验和借鉴。