避免每次「从零做起」，不用逐个给文件「贴标签」，资料照样按标签分类聚合！

本文我们将介绍： 通过「标签」工具为电脑上的文件进行分类的机制。

重要的是，和以往不同，现在我们不再需要为每个文件「逐一」贴标签了，而只要考虑一下有哪些「关键字」适合作为「标签」即可，这可是一个节约了大量时间的文件整理新思路。

不用贴标签，却能得到标签的好处

关于「西西弗斯推石头」的悲剧

老规矩，先说说「为什么」要对文件进行「标签化」管理。「标签化」管理的好处有很多，如果我们已经很清楚的话，可以跳过这段。

防止每次「从零开始」

按照古希腊神话，诸神为了惩罚一个名为西西弗斯的人，让他每天要费力的把一块巨石推到山顶。然而，在这块巨石每次到达山顶时，又会滚回到山脚下。西西弗斯不得不再次费力地从头开始推动巨石到达山顶，周而复始，不得解脱。

这个「不断迭代」的套路适应范围很广，无论是「弹钢琴」一类的肌肉记忆训练，还是「做决策」之类的脑力活动，都能起到强力的改善作用。

如果，大家想快速从工作中脱颖而出，一定要摆脱「从零开始」。

而我们的电脑文件资料，就蕴藏着很好的摆脱途径。工作也好，生活也好，很多电脑文件都是一次性的，但是如果可以积累下来，复用其中有价值的部分再行改进的话，就可以防止下一次「从零开始」。哪怕是一份业务报告的模板， 一份前人写过的会议记录，一个日常的运营数据，甚至一个PPT素材，这些东西都可以在我们下次需要参考时，这些现成的「套路」让我们节约大量时间，产生几倍效能。

通俗来说，

世间本无高手，套路多了，自然成了高手。

-- 鲁迅吧？

「标签」是高效的索引方式

很不幸的是，这个「不断迭代套路」的道理虽然不难理解，却仍旧很少有人可以坚持实践，一个重要的原因在于：

管理积累下来的文件资料是极其耗费精力的

无论是 笔记/视频/模板，要让这些资料再下一次能够直接脱颖而出，要花的代价可能比把「石头从山脚下重新推到山上」还要大，所以大家倾向于放弃治疗，这个我们完全可以理解。整理文件很痛苦，如果没有系统性的方法，常常陷入：刚按日期把文件分类好又要推倒重来，按客户名称再来一遍，最后想着是不是还要按参与人员进行分类……

为了应对这种层出不穷的「分类纬度」以及无法一次想清楚的分类方法，文件「标签」应运而生了。

和微博/推特之类的社交媒体一样，一个标签可以聚合一大堆相关信息，而且下次我们想按照另一个完全无关的维度划分文件，也只要在资料后面加上新的标签即可，随时可添加，不会陷入每次「推倒重来」分类文件的尴尬境界里面（推倒重来就是西西弗斯悲剧）。

推特上聚合亿万消息的#标签

有些聪明的小伙伴会采用文件名内嵌「标签」的方法，来管理文件，通过Everything / Listary 之类的 文件检索工具进行文件聚合。例如：常见的下载视频都默契的采用了这种方法

美剧.生活大爆炸_1080p_S02_E01.AA影视.中文字幕.mp4

这个文件名其实就包含了很多「标签」信息，我们需要搜索高清1080p的文件也好，所有的美剧/韩剧也好，要中文字幕的视频也好，都可以瞬间通过「美剧」「1080p」「中文字幕」之类的字眼快速查找到相关的文件。

事情哪能这么顺利？

然而事情不会如同想象的那样简单，即使我们理解了「标签化」管理的好处，我们可能仍旧无法从容管理自己的文件。 这是因为，我很懒，有些事的成本仍旧太高，高到我们宁可还是愿意每次「重新推石头上山」。这里有这么几个困难：

自律？那是不存在的

让我们老老实实按照一个固定pattern填写文件名？这个最多就是一时兴起的「行为艺术」，到后面肯定会动作走形的，不是忘了标注「地域」就是忘了标注「重要度」。如果没有什么模板给我们提示参考的话，文件命名光靠自律来运作，恐怕一分钟也走不下去。

歧义？倒是一直存在的

假设我是个意志坚定，思路清爽的boy，还是逃不开「歧义」陷阱，例如：像「纽约」这种已经比较规范化的词，有时我们还是会记为「曼哈顿」「Newyork」「NYC」「NY」……它们在语境里的意思可能都可以归到「纽约」下面，然而一个「纽约」的字眼岂能让电脑智能的理解出各种含义，并把这些相关文件呈现在我们面前？

哦，对了，即使我们自己保证用词规范，也不能保证给我文件的人和我采用一样的思路，那么我再去把每个收到的文件的「NYC」改为「纽约」吗？

「贴标签」又是重复推石头

退一步，即使我们高度自律，严格对待自己的用词（还用各种手段胁迫说服了所有参与文件交换的人），这仍旧难以推动文件「标签化」，因为，给每个文件「贴标签」，这种重复动作会变得很痛苦。

最困难的事情被消灭后，次困难的事情就变成了最困难的

-- 还是鲁迅吧？

每次给文件标写「中文字幕」「1080p」之类的字样本身就很枯燥，如果有100个这样的文件，就会引发危险的情绪。比起情绪失控，我们一般还是会理智的选择「放弃治疗」。

如何让巨石悬浮在山顶上

熟悉我们的小伙伴一定知道，我们有一套实现文件「标签化」的管理工具：

tagLyst Next

现在，我们为这个文件管理工具带来了

一个重要的升级，V2.9

这次升级，主要就是解决了上述「标签化」管理的难点， 让我们的的文件管理不用陷入「周而复始」的「推石头」游戏中，毫不夸张地讲，这次 我们直接让「巨石悬浮在山顶」上。

为了做到这点，我们听取了很多用户的意见，并加强了「智能匹配」潜在标签的功能。

简单来说，我们不再需要逐个为文件「贴标签」了

「智能匹配」潜在标签究竟如何做到的？我们来看一下：

根据「文件名」智能匹配

许多用户反映，如果我们的文件名中包含了「纽约」的字样，例如「201909纽约出差报销.xlsx」，这时，我们想按「地域」分类文件，创建了「纽约」这个标签。那么我们是不是还要为类似「201909纽约出差报销.xlsx」的文件逐个贴上「纽约」的标签呢？是不是有种多此一举的感觉？
现在，V2.9版下，智能匹配标签让我们只要创建「纽约」这个标签，就可以完事了，现存的文件名当中如果包含了「纽约」字样，就会被智能匹配到「纽约」标签下，不用我们再来手工贴标签了

根据「同义词」智能匹配

那么「纽约」，「NY」，「Newyork」之类的文字歧义能否解决呢？V2.9 当然也能解决！以往我们要逐个文件自己判断并且贴上标签，现在我们只要定好规则就可以了。将「NY」，「Newyork」作为「同义词」合并到「纽约」标签下，下次这类文件自动就会匹配到「纽约」之下。如果，以后新出现了「N.Y.C」这个字眼，我们也希望它代表纽约，只要修改规则就可以生效了，不用再去审视所有文件重新去贴标签了！

这样一来，结合上一条「文件名」匹配，可以瞬间过滤掉大部分的未分类文件！

用30秒定义同义词

所有纽约相关的文件都能被检索到了

标签建议，奖励命名好习惯的用户

V2.9 还尝试引入了「标签建议」功能，虽然这是一个初步的功能，但是可以根据已有文件名称特点，启发用户采用哪些标签作为预设。

当然，这个功能的前提是，文件名已经有较好的命名处理，如果文件全是

123.docx, a.pdf, 临时图片.jpg ,新建文本文件.txt ……

都是这类文件的话，神仙也是没有办法施展威力的。

但是，如果大家的文件都像上文提到的这种命名格式：

美剧.生活大爆炸_1080p_S02_E01.AA影视.中文字幕.mp4

那恭喜了， 这种文件会被有效的切割出可能的候选标签「美剧」「1080P」「中文字幕」之类供我们挑选，只要点击就可以快速添加为「预设标签」。

这是识别出来的

一些应用的例子

说个我们自己的例子，「效率火箭」一直以来的干货文章，火箭君都是有归档的。为了给文章分个类，哪些是「Office技巧」，哪些是「App工具」等等，以前我们要每篇文章去「贴标签」，现在，几百篇文章运用「智能匹配标签」，可以快速的发现「Office技巧」类的文章。 我们只要定义「Excel，word，PPT，Office」之类的同义词即可。

另外，V2.9 自带了一个公司文件的演示资料库。

这个资料库展示了，一堆公司的文件，如何采用很少量的手工操作，就能利用文件名中的「同义词」，展开智能匹配分类，非常实用，推荐大家一看

更多关注预设标签，减少手工贴标签操作

如果，工作以外，个人用 tagLyst 来管理一些素材模板收藏，下载文件管理也是不错的选择呢

配合文件预览，收藏一目了然

最后

tagLyst Next V2.9 是我们将之前标签化文件管理「去复杂化」的初步尝试。

我们所做的，就是为了让大家不要「从零开始」。

最后，感谢大家对我们「效率工具」话题的支持，我们将继续为大家带来更多的效率工具和技巧。