学习Excel数据唯一性：检查数据不重复，提高数据可用性

行政部日常统计汇总数据的时候，总会遇到一些意料之外的事。例如，某员工提交了多次表格造成数据重复，如果检查不出来，那么就会为后续的数据处理会带来很大的麻烦。所以，我们控制了数据的有效性，还得控制数据的唯一性。

前一篇“学习Excel数据有效性：小技巧大作为，提升数据汇总效率”发布后，获得了众多值友认可。有值友提出了“合并表格时，缺少检查数据的唯一性。”，我觉得这也是办公数据处理必须要面对的现实。有条件的公司，可以自己搭建网络平台，通过后台数据库技术确保数据的准确可靠唯一；不涉敏信息也可以借助在线表单表格来便捷处理；当然，还有一些诸多需要依靠离线方式处理数据的工作场景，所以本篇就这类工作场景围绕数据唯一性展开。

学习Excel数据有效性：小技巧大作为，提升数据汇总效率还在为发下去的表回收后的汇总统计而烦恼吗？本文为你解忧，提升你的办公效率！！！虽然有在线表格填写数据，但是涉及公司内部信息，防止落入他人之手，很多时候我们依旧需要同事填写Excel表格完成数据采集。咱接下来，来个简单任务场景:公司行政办公室最近下发了一张表格，要求每个员工填写后，发给行政办公室小张进江边渔| 赞876 评论207 收藏7k查看详情

方法1：条件格式

场景1：表格发放前设置

通过”条件格式“检查录入数据的唯一性，达到数据准确规范。这种情况不适合单人填表提交，因为填表的时候就一条数据。只有单表多条数据录入的时候，适用！

▲运用“条件格式”中的“重复值”，当录入相同数据的时候，用颜色进行标识提醒。

▲Excel 2016中的设置演示。当录入已经存在的工号1101的时候，就出现颜色提示，此时录入者应该能意识到录入错误，需检查核实。

场景2：回收表格后检查（1）

适合处理数据少的场景，如下图举例，数据回收后可以明显看到数据有重复，可以继续采用上述的条件格式。（数据量大的时候，更不容易检查）

▲工号1101，重复了4条。

▲运用“条件格式”中的“重复值”，重复工号可以颜色提示

▲工号排序后，删除重复多余数据，达到“工号”数据的唯一性目的。

方法2：删除重复数据项

场景3：回收表格后检查（2）

如果数据相对场景2来说比较多，且重复概率高，那么可以采用“删除重复数据”。

▲选定数据区域，在数据栏点击上图红色框选的“删除重复项”，在对话框中选择“工号”并确认

▲对话框提示发现了3个重复项，保留了9个唯一值，达到“工号”数据的唯一性目的。

方法3：Power query

场景4：多文件回收处理更新数据

上述的“方法1：条件格式”和“方法2：删除重复数据项”仅能处理完全相同的重复数据，

（1）覆盖源文件，刷新数据

这种情况一般是员工提交最新数据表后（未改文件名），覆盖原来的表文件即可。这属于数据内容更新，一般不会发生数据唯一性冲突。

▲员工李沧海，性别填写错误，修改后源文件保存后发给了办公室，办公室行政人员覆盖了其之前提交的文件。

▲接下来只要打开保存过查询的工作簿，在数据选项卡点击“全部刷新”或者选中需要刷新的单元格记录行后点击“刷新”。

▲操作GIF动态图，请注意刷新后性别的变化。

（2）保留源文件，查询合并为新查询

如果员工有数据更新后重复提交（且修改了文件名），此刻作为唯一性标识的工号可能会导致重复，但是其它数据项是最新的，我们肯定需要留下其最新提交数据，该如何操作？在上篇“学习Excel数据有效性：小技巧大作为，提升数据汇总效率”最后的提到方法中进一步实现。

▲假设同事张然宝提交了2次或多次文件。（实际工作场景中可能有很多人因为种种原因数据更新而重复提交，这种情况可能无法及时通过删除旧文件，保留最新文件）

▲在Power query编辑器中，红色框内的时间是关键，我们需要使用Date Modified。

Date accessed：如果文件以任何方式（浏览、编辑、移动。。。。）访问存取过，它的值就应该改变。但是其实根据系统版本的不同，它的默认行为是不同的。

Date modified: 文件内容的改变（编辑），会导致该属性变化

Date created: 就是文件的最初创建时间（比如从网上下载保存、复制、新建等等）

Date modified和Date accessed两个属性都可以记录文件最后的保存时间，我们选择其一作为最新文件提交时间判断值，后续再综合运用条件格式即可。

▲新建查询后，在文件夹路径对话框中，点击下面“合并”按钮下来中的“合并和编辑”选项。

▲选择工号，剔除空值，同时注意该查询的名称是“基本信息”。（这里俺不做更改了）

▲红框内可以选择“新建源”或者直接使用“最近使用的源”。

▲注意修改查询属性值“文件信息”，同时删除不必要的属性列，保留文件名和文件修改时间属性。

▲选择“基本信息”查询后，点击合并查询，并且选择“将查询合并为新查询”

▲合并对话框内，将先前得到的两个查询进行合并，注意设置联接字段。（红色箭头）

▲选择新查询Merge1（可以自己改名）。

▲展开该查询列项，选择“Date modified”并确定，得到文件修改时间（此内容略）。

▲最后“关闭并上载”，系统自动返回工作簿。

▲通过Power Query得到的查询均会在工作簿中生成Sheet工作表，在上图中我们可以通过条件格式，看到20180302工号数据有重复且有变化，最后通过Date modified判断取舍，得到最新值。▲在Power query编辑器中的完整操作示例。（录屏软件ScreenToGif运行崩溃，上图采用LICEcap软件录制）

技术和知识都是不断更新的，本文介绍技术属于入门型，旨在帮助无编程技能的办公人员，提升他们的数据处理能力，高手可以忽略。

Excel不是万能的，属于轻量级数据库处理工具，可以解决常规OFFICE中的实际问题；如果有数万条数据记录或者更高，想要更好更高效的数据处理，那么微软和IBM等公司的数据库软件就很值得学习应用。

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