高效率办公人士的七个好习惯（提高篇）

背景

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以上两篇个人浅见在smzdm发布之后，受到了各位客官的热烈关注，有质问为何不讲Ctrl+C/V的，有呼吁Ctrl+Alt+Del必学的，也有建议讨论办公软件中如何提高操作效率的。若是简单地讲解各个功能组合键，会让读者产生疲劳，不如授人以渔，同时分享一点个人的思考，所以就有了本提高篇。

本文预期读者：普天下跟我一样，希望提高工作效率，节约出更多时间好刷smzdm的小白。我们缺乏耐心，不能在学习新技能上消耗太多脑细胞，最好来个短平快的教程，一学就会，过目不忘那种。

各位高手为节约时间，直接拉到最下面点个赞，留个爪印儿再走就可以啦。

注：本文为《高效率办公人士的N个好习惯》系列文章，内部连续编号23-29。

组合键要从Word Star谈起

在DOS时代，有一款比较流行的全屏字处理软件叫Word Star，简称WS。在当时机器性能较弱、没有鼠标的情况下，WS的设计者挖空心思来提高操作效率。这一点，可以从它的组合键方案来体会一下。

上、下、左、右移动光标：分别是Ctrl+E/X/S/D。这四个组合键当时不少人觉得记忆困难，这里其实是有一点小诀窍的，看一下四个字母键的排列位置，是不是正好上下左右呈十字排列？这样一下子就记住了。

再来看一组，光标向左、右跳一个词（英文是word，一个字）：Ctrl+A/F，这两个组合键怎么记忆呢？留给聪明的读者自己分析一下。

最后一组，向前、后翻页：Ctrl+R/C。搞清楚设计者的思路之后，这两个组合键也是很容易记忆的，因为它们分别在EXSD十字的左上角、右下角，所以用来代表前、后翻页。

从这三组例子可知：1、组合键利用了被很多新手闲置的左手，这样就提高了工作效率，当然前提是你指法要差不多；2、好的组合键方案，要做到易学、易用、易记（即三易），就像上述例子那样，一学就会、使用方便、无需复杂记忆。

Word Star早已退出了舞台，但它的组合键设计方案和思想，对其他字处理软件影响较大。甚至连起名都或多或少受它的影响，想想还有哪些同类软件的名字含有WS这样的缩写？

在Office之前，有Lotus 1-2-3等技术上十分优秀的办公套件，可惜最终在市场上败北，以致于人们听到Office就以为办公软件独此一家。

怎样学习组合键？

图形用户界面（英文简称GUI）下，软件在易学易用方面对用户非常友好。最初接触一个新的软件时，怎样能快速入门、上手操作呢？大致分两个途径：

- 新手用鼠标，在菜单、按钮、滚动条等元素上探索、操作。

- 高手追求速度和效率，更多借助键盘上的快捷操作，其中之一就是组合键。

文中提到神秘的组合键都是从何处得到？对新手来说，是不是很难学习和掌握呢？除了看教程和帮助以外，有一个简单的技能获取途径，就是在新软件的界面中留心、学习。

一、在菜单操作中学习

23、打开新的标签页（Tab）

在每个菜单项右侧，给出的就是该功能所对应的组合键，且字母键一般为相关功能的英文首字母。

小练习：连续按几次Ctrl+T，观察一下浏览器的反应。

24、查找页面中的文字（Find）

查找功能便于我们快速在页面中找到需要的内容，或者跳转到目标位置。比如在smzdm爆料页面中查找“领券”。上图是点开汉堡菜单后的效果，那么，怎样用组合键唤出查找功能呢？这个小练习还是留给聪明的读者吧。

二、在操作其他GUI元素时学习

25、打印当前页面（Print）

不是菜单，能不能学到快捷操作方法呢？

在上图的作图软件中，光标在左四打印机按钮上悬停一下，就会弹出绿框中的浮动提示。相信大家看到“Ctrl+P”的时候，已经意识到这是在提示组合键了（P为Print打印一词的首字母）。

26、举一反三、融会贯通

刚才在Chrome中灵光乍现学到的Ctrl+T/F/P等组合键，能不能用在其他浏览器或者软件中呢？让我们切换到Opera浏览器中试验一下。

点击左上角红色O字按钮，弹出一级菜单，观察一下，同样是“新建标签”、“查找”功能，组合键是否与Chrome中相同？

小结：由上可知，在图形用户界面的设计理念中，还隐含着潜移默化教育、逐渐引导新手成长，成为高手的教学过程，同时也大大降低了我们的学习和记忆成本。

怎样使用组合键？

27、如虎添翼--体验新技能带来的效率提升

在日常办公中，多个功能的组合键，配合起来用，带来的效率提升是非常明显的。下面仍以浏览器为例进行操作和体验。

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先回忆一下上文中，技巧7（Ctrl+W，关闭当前标签页）、技巧8（Ctrl+Tab，切换标签页），加上本文刚学到的技巧23（Ctrl+T），趁热打铁，马上实践。

小练习：打开任意你熟悉的浏览器软件，如Chrome、Opera、Firefox等。

- 先按几次Ctrl+T，每打开一个标签页，均输入网址，打开一个不同的网页；

- 再按几次Ctrl+Tab，观察一下反应；

- 最后，再按几次Ctrl+W，观察一下反应。

28、Office办公软件中应该掌握的三个常用的组合键

- 左对齐：Ctrl+L，L意为Left；

- 右对齐：Ctrl+R，R意为Right；

- 居 中：Ctrl+E，E意为Center。

小练习：打开Word，随意输入一行较短的句子，将光标停留在此行上。分别按上面的三个组合键，顺序不限，观察一下反应。

进一步的，新建一个表格，在每个单元格随意填写一个单词，选中某一行或者一列，分别按上面的三个组合键，顺序不限，观察一下反应。

29、Office办公软件中必须掌握的三个组合键

当需要将字体修饰为粗体、斜体、下划线三种形态时，大家往往都是用鼠标点击常所用工具栏中的B、I、U三个按钮。这三个功能对应的组合键是什么呢？请大家自行查看。

小练习：切换到Excel，试试刚刚学到的三个组合键，是否同样有效？

小结：

通过上面的讨论和练习，相信大家已经摸索总结出了一条规律，那就是：越是高频使用的功能，从鼠标点选换用组合键来操作，效率提升的越明显。

这是因为鼠标操作的缺点是无效移动和过度关注（详细讨论可参考上文《篇二十一》中的技巧6，此处不再重述），对于技巧28、29中涉及的办公软件中文本对齐和字体修饰等高频操作，用组合键恰恰能克服上面的两个缺点。

总结

提高个人生产力是一个持续改进的过程，新手不必贪多求全，也不必有畏难情绪，可以先从自己最常用的任务或操作着手，看一下能否用组合键等快捷方式来改进。

这里给出一个我总结的公式：找出瓶颈，做出改善，评价效果。不断重复以上过程，形成良性循环。

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待续：大家都用什么汉字输入法？盲打是怎样练成的？敬请期待本系列的下一篇原创。